Bilans 2009 - wybrane zagadnienia - Dodatek nr 5 do Biuletynu Informacyjnego dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 4 (687) z dnia 1.02.2010

Zaliczki i przedpłaty na dzień bilansowy

W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych oraz w bilansie zaliczki wpłacone oraz otrzymane na poczet dostawy towarów?

Sposób ujmowania zaliczek w księgach rachunkowych, jak i ich prezentacji w sprawozdaniu finansowym, uzależniony jest od tego czy mamy do czynienia z zaliczkami otrzymanymi od kontrahentów, czy też wpłaconymi przez jednostkę. W przypadku tych ostatnich niezmiernie istotny jest cel na jaki zostały one wpłacone, tzn. czy dotyczą środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, czy aktywów obrotowych.

Należy również pamiętać, iż wykazywane w sprawozdaniu finansowym zaliczki - zarówno te otrzymane, jak i zapłacone - wymagają objaśnienia w odpowiednich pozycjach dodatkowych informacji i objaśnień, stanowiących część informacji dodatkowej wchodzącej w skład sprawozdania finansowego jednostki.

Ponadto jednostki zobowiązane do sporządzania rachunku przepływów pieniężnych wykazują otrzymane i zapłacone zaliczki w odpowiednich pozycjach tej informacji - w zależności od celu na jaki zostały wpłacone. Są to bowiem pozycje (zdarzenia) powodujące przepływ pieniężny w jednostce (odpowiednio wpływ lub wydatek).

Otrzymanie zaliczki na poczet dostaw

Dla celów bilansowych przedpłaty na poczet przyszłych dostaw od kontrahenta nie powodują powstania przychodu w momencie ich otrzymania. Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości, równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. W księgach rachunkowych ujmuje się je za pośrednictwem konta 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Z chwilą zrealizowania dostawy lub wykonania usługi, których zaliczka dotyczy, kwotę zaliczki ujętą na koncie 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” zarachowuje się do przychodów operacyjnych.

Ewidencja w księgach rachunkowych dostawcy otrzymującego zaliczkę może przebiegać następująco:  

Wpłata zaliczki na poczet nabycia

Ewidencja w księgach rachunkowych odbiorcy (wpłacającego zaliczkę) może przebiegać następująco:  

ZWRACAMY UWAGĘ:

W przypadku otrzymania faktury na wpłaconą zaliczkę, figuruje ona na koncie 30 „Rozliczenie zakupu” w wartości netto (jeśli jednostce przysługuje oczywiście prawo do odliczania VAT naliczonego z faktur zakupu). Natomiast jeżeli takiej faktury nie otrzymano, zaliczka ujęta jest na koncie 21 „Rozrachunki z dostawcami” w wartości brutto.

Zaliczki na poczet dostaw i nabyć w bilansie

Zaliczki na poczet przyszłych dostaw i usług, ujęte na koncie 84, wykazuje się w pasywach bilansu jako zobowiązania krótkoterminowe - „Zaliczki otrzymane na dostawy” w pozycji B.III.2. lit. e).

Jeśli są to zaliczki wyrażone w walutach obcych, to należy pamiętać, iż na dzień bilansowy składniki pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski (art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Zatem kwotę otrzymanej w walucie obcej zaliczki należy na dzień bilansowy przeliczyć według kursu średniego NBP obowiązującego w tym dniu, a powstałą dodatnią lub ujemną różnicę kursową zaliczyć odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych.

Należy dodatkowo zwrócić uwagę na różnice powstałe pomiędzy dniem wpłaty zaliczki a dniem księgowania faktury zaliczkowej. Przykładowo, jeżeli w związku z zastosowaniem różnych kursów walut na koncie 20 „Rozrachunki z odbiorcami” powstanie różnica kursowa, to powstałą różnicę - dodatnią bądź ujemną - zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych dopiero po wykonaniu usługi.

Jeżeli jednak na dzień bilansowy usługa, na którą wystawiono fakturę, nie została jeszcze wykonana, to zasadne wydaje się przeksięgowanie różnicy powstałej na koncie rozrachunków na konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Bowiem faktura wystawiona dla celów VAT nie powinna mieć wpływu na wynik finansowy jednostki. W ten sposób doprowadzi się wartość otrzymanej zaliczki ujętej na koncie 84 do wartości ustalonej na dzień jej otrzymania.

Wartość wpłaconych zaliczek na poczet dostaw lub usług, dotyczących aktywów obrotowych, stanowiących na dzień bilansowy saldo konta 30 „Rozliczenie zakupu” (w przypadku otrzymania faktury) lub konta 21 „Rozrachunki z dostawcami” (jeżeli faktury nie otrzymano), ujmuje się w bilansie jako składnik aktywów obrotowych w pozycji B.I.5. „Zaliczki na dostawy”. Z kolei wartość wpłaconych zaliczek na zakup lub budowę środków trwałych ujmuje się w bilansie jako składnik rzeczowych aktywów trwałych w pozycji A.II.3. „Zaliczki na środki trwałe w budowie”.

W sytuacji, gdy zaliczki dotyczą wartości niematerialnych i prawnych, to w sporządzanym na dzień bilansowy sprawozdaniu finansowym wykazuje się je w aktywach bilansu w pozycji A.I.4. „Zaliczki na wartości niematerialne i prawne”.

Jeśli są to przedpłaty w walutach obcych, to w bilansie ich wartość przelicza się na walutę polską (stosując art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości), po kursie średnim danej waluty obcej, ogłoszonym na dzień bilansowy przez NBP.