Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 35 (790) z dnia 10.12.2012

Rezerwy na urlopy wypoczynkowe - tworzenie, rozwiązywanie, korygowanie

W latach ubiegłych były tworzone rezerwy na urlopy wypoczynkowe. Niestety, nie były one w ogóle rozwiązywane. Obecnie chcemy całkowicie zrezygnować z tworzenia takich rezerw. Jak rozwiązać te utworzone rezerwy?

Na podstawie art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych. Zobowiązania takie wykazuje się w bilansie jako rezerwy na zobowiązania.

Pomocnym przy tworzeniu takich rezerw będzie Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe".

Standard ten bowiem stosuje się także do biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, o których mowa w ww. art. 39 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy.

W standardzie tym zapisano m.in., iż warunkiem dokonania biernego rozliczenia międzyokresowego kosztów w księgach rachunkowych jest:

a) wystąpienie zdarzenia obligującego jednostkę do wykonania w przyszłości świadczeń, przy czym

b) zasadne, a zarazem możliwe jest wiarygodne oszacowanie kosztów (lub strat), których poniesienie jest niezbędne dla wywiązania się przez jednostkę z jej obowiązków.

Ponadto, dokonywanie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów jest zasadne wyłącznie, gdy:

a) na jednostce ciąży obecny obowiązek świadczenia (prawny lub zwyczajowy) wynikający ze zdarzeń przeszłych,

b) jest prawdopodobne, że wypełnienie obowiązku spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki,

c) możliwe jest wiarygodne oszacowanie kwoty wykonania obowiązku.

Zgodnie ze standardem, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu przyszłych świadczeń na rzecz pracowników:

a) dokonywane są w szczególności z tytułu: niewykorzystanych urlopów, odpraw emerytalnych i rentowych, nagród jubileuszowych,

b) niewykorzystany urlop to urlop za dany rok kalendarzowy i lata poprzednie, niewykorzystany przez pracownika do dnia 31 grudnia, przy uwzględnieniu stanu na dzień bilansowy w przypadku, gdy rok obrotowy jest różny od kalendarzowego. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów niewykorzystanych urlopów w szczególności są dokonywane na urlopy pracowników produkcyjnych, pobierających wynagrodzenie uzależnione od efektów pracy (np. akordowe). Celem ich dokonywania jest właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.

Oprócz powyższych postanowień, jednostki generalnie mają obowiązek stosować zasady rachunkowości, w tym między innymi zasadę istotności.

Jeśli zatem niewykorzystane urlopy wypoczynkowe pracowników akordowych stanowią kwoty istotne, tak że ich nieujęcie spowoduje zniekształcenie sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki, to wówczas zasadne jest dokonywanie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na takie świadczenia.

Jak więc wynika z powyższego, nie każda jednostka tworzy rezerwy na niewykorzystane urlopy pracownicze.

Jeśli już jednak takie rezerwy tworzy, to zasady ich tworzenia powinny być uregulowane w przyjętej przez jednostkę polityce rachunkowości. Ponadto jednostka ma obowiązek ich weryfikowania i rozwiązywania, gdy ustaną przyczyny, z powodu których były tworzone (np. wykorzystany będzie urlop lub wypłacone wynagrodzenie za niewykorzystany urlop).

Jak wynika z pytania, rezerwy były tworzone i na przestrzeni lat nic się z nimi nie działo. A ponadto, obecnie jednostka zamierza zrezygnować z ich tworzenia.

Skoro więc nie były one ani weryfikowane, ani rozwiązywane, to figurują w księgach rachunkowych w błędnej wysokości i w sprawozdaniach finansowych też były wykazywane w błędnej kwocie (za wyjątkiem rezerwy za 2011 r. - o ile była utworzona w prawidłowej wysokości i zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, a powinna być ona w 2012 r. rozwiązana bieżąco, a jeśli nie, to koniecznie na koniec 2012 roku).

Zastosowanie będą więc miały przepisy dotyczące korygowania błędów, czyli art. 54 ustawy o rachunkowości.

Z przepisu tego wynika, że jeśli jednostka stwierdziła błąd w poprzednich latach obrotowych, powodujący, że nie można uznać, iż sprawozdania finansowe za lata ubiegłe spełniają wymagania art. 4 ustawy o rachunkowości (czyli że rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki), wówczas kwotę korekty ujmuje się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych".

Inaczej mówiąc, jeśli błąd ten jest istotny (znaczny), to jednostka rozwiązanie rezerwy ujmie:

Jeśli błąd nie jest istotny, to rozwiązanie rezerwy jednostka ujmie w księgach bieżącego roku, księgując: