Ewidencja faktury za wynajem powierzchni reklamowej

W marcu 2013 r. otrzymaliśmy fakturę za wynajem powierzchni reklamowej za okres od marca do grudnia 2013 r. Czy koszt wynikający z faktury należy rozliczać w czasie?

Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Do ewidencji kosztów zakwalifikowanych do rozliczenia w czasie służy konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" (w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe).

Z pytania wynika, że faktura za wynajem powierzchni reklamowej obejmuje 10 miesięcy. Zatem koszt wynajmu powierzchni reklamowej powinien być rozliczany za pośrednictwem konta 64. Jeżeli jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, to otrzymaną fakturę ujmie zapisami:

1. Faktura za wynajem:

a) wartość netto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

2. Rozliczenie kwoty ujętej na koncie 30:

a) zarachowanie do kosztów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
(w analityce: Usługi obce albo pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów"
(w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów),

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości). W sytuacji gdy koszt wykazany w fakturze obejmuje okres 10 miesięcy 2013 r. (od marca do grudnia), jednostka może odnosić co miesiąc w koszty działalności operacyjnej 1/10 kwoty ujętej na koncie 64. Towarzyszyć temu będzie następujący zapis w księgach rachunkowych:

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów"
(w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów).

Jeżeli w ocenie jednostki koszt najmu powierzchni reklamowej nie byłby kwotą istotną, to w ramach możliwości stosowania uproszczeń w rachunkowości mogłaby ona odstąpić od rozliczania tych kosztów w czasie. W takim przypadku koszt wynikający z otrzymanej faktury jednostka mogłaby odnieść od razu w koszty działalności operacyjnej, bez konieczności ujmowania jej na koncie 64, zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
(w analityce: Usługi obce albo pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równocześnie

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Należy dodać, że dla celów podatku dochodowego koszt wynajmu powierzchni reklamowej stanowi koszt pośrednio związany z przychodami. Takie koszty są potrącane w dacie ich poniesienia, którą jest - co do zasady - dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku). Wynika to z art. 22 ust. 5d ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 4e ustawy o pdop. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W stanie faktycznym opisanym w pytaniu o zaliczeniu kosztu najmu powierzchni reklamowej do kosztów uzyskania przychodów będzie decydował moment zarachowania go w koszty działalności operacyjnej dla celów bilansowych.