Dotacja unijna w księgach rachunkowych

Otrzymaliśmy dotację na "Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B". Dotacja przeznaczona zostanie na utworzenie platformy umożliwiającej elektroniczną wymianę dokumentów handlowych i księgowych między firmą a jej partnerami. Dotacja przekazywana jest w formie zaliczek (zgodnie z harmonogramem zrealizowania projektu). Umowa przewiduje dofinansowanie w wysokości 40% kosztów netto kwalifikowalnych na zakup środków trwałych, licencji, usług typu: analizy przygotowawcze i eksperckie, szkoleniowe, instalacyjne, informatyczne i wdrożeniowe. Jak zaksięgować otrzymaną zaliczkę na dotację?

Z pytania wynika, iż jednostka realizuje projekt w ramach działania 8.2 "Wspieranie wdrożenia elektronicznego biznesu typu B2B" Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013. Przedmiotem wsparcia mogą być przedsięwzięcia o charakterze technicznym, informatycznym i organizacyjnym obejmujące relacje usługowe pomiędzy przedsiębiorcami realizowane z wykorzystaniem systemów informatycznych przeznaczonych do automatyzacji procesów biznesowych między tymi przedsiębiorcami (np. przygotowanie ofert i zamówień, potwierdzanie zamówień i realizacja transakcji, płatności itp.), prowadzące do wdrożenia rozwiązania elektronicznego biznesu typu B2B. W ramach wdrażania tego systemu przedsiębiorca może pozyskać środki m.in. na częściowe sfinansowanie zakupu środków trwałych (przede wszystkim komputerów, serwerów, maszyn i urządzeń), zakup i wdrożenie wartości niematerialnych i prawnych (aplikacji służących do stworzenia systemu).

Przedmiotem dofinansowania są także wydatki na szkolenia specjalistyczne związane z tematyką realizowanego projektu, wydatki na usługi doradcze (np. zakup eksperckich analiz informatycznych, technicznych, wdrożeniowych, które są potrzebne do prawidłowego przebiegu projektu od strony technicznej).

Ewidencja kosztów związanych z realizacją projektu odbywa się w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach. Ujmuje się je na odpowiednich kontach zespołu 0, 4, 5 lub 7. Do poszczególnych kont syntetycznych wskazane jest prowadzenie oddzielnych kont analitycznych dla realizowanego projektu.

Z ustawy o rachunkowości wynika, że środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, zalicza się, na podstawie art. 41 ust. 1 pkt 2 wymienionej ustawy, do rozliczeń międzyokresowych przychodów, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Otrzymanie dotacji w tym przypadku ujmuje się w księgach rachunkowych - na podstawie wyciągu bankowego - zapisem:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 13-5 "Wyodrębniony rachunek bankowy",

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w analityce: Dotacje - według poszczególnych przedsięwzięć lub umów).

Kwota dotacji zaliczona do rozliczeń międzyokresowych przychodów pozostanie na koncie 84 do dnia przyjęcia środka trwałego do używania. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych sfinansowanych z dotacji.

Ewidencja tych operacji przebiegać będzie zapisami:

1) odpisy amortyzacyjne

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych",

2) zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych kwoty otrzymanej dotacji - proporcjonalnie do dokonanego odpisu amortyzacyjnego

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" (w analityce: Dotacje - według poszczególnych przedsięwzięć lub umów),

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Dotacje).

Zasady te stosuje się odpowiednio do wartości niematerialnych i prawnych (art. 41 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Z kolei dotację przeznaczoną na dofinansowanie innych celów niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych zalicza się bezpośrednio do pozostałych przychodów operacyjnych. W tym przypadku pod datą wpływu dotacji na rachunek bankowy dokonuje się następującego zapisu w księgach rachunkowych:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 13-5 "Wyodrębniony rachunek bankowy",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Dotacje).

W sytuacji gdy dofinansowanie jest wypłacane w formie zaliczek przed poniesieniem wydatku, wskazane będzie wstępne ujęcie tego dofinansowania na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". Zarachowanie odpowiedniej kwoty dotacji do pozostałych przychodów operacyjnych będzie odbywało się równolegle do ujęcia w księgach rachunkowych rzeczywiście poniesionych kosztów.