Księgowanie rozliczeń międzyokresowych kosztów

W jaki sposób powinnam zaksięgować polisę majątkową rozliczaną w czasie, jeśli do ewidencji kosztów stosuję wyłącznie konta zespołu 4? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 836877)

W księgach rachunkowych wydatki związane z wykupieniem polisy ubezpieczeniowej zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Ujmuje się je na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe).

W sytuacji gdy koszty ubezpieczenia dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, np. polisa majątkowa została wykupiona od czerwca 2014 r. do maja 2015 r., należy zaliczyć je do czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów i rozliczać w czasie, stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Koszt ubezpieczenia majątku, który będzie rozliczany w czasie, podlega ujęciu w ewidencji księgowej na koncie 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" - w wartości wykupionej polisy. Następnie w okresie objętym polisą koszty te sukcesywnie zalicza się do okresu, którego dotyczą. Koszt ubezpieczenia można rozliczać miesięcznie, dzieląc wydatek przez ilość miesięcy, na jaką zawarta została polisa i odnosić w każdym miesiącu taką samą wartość w koszty. W przypadku gdy jednostka uzna, że koszt ubezpieczenia nie jest istotny z punktu widzenia rzetelnego i jasnego zaprezentowania obrazu jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, to w kosztach z chwilą poniesienia ujmie kwotę dotyczącą 2014 r. (np. od czerwca do grudnia 2014 r.). Z kolei koszt dotyczący okresu styczeń-maj 2015 r. zaksięguje jednorazowo w styczniu 2015 r.

Księgowania związane z rozliczeniem kosztów ubezpieczenia w czasie, w sytuacji gdy jednostka do ewidencji kosztów wykorzystuje tylko konta w zespole 4, mogą przebiegać następującymi zapisami:

Zarachowanie kosztów ubezpieczenia majątku na podstawie otrzymanej od zakładu ubezpieczeń polisy:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeń).

Przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Odpis kosztów rozliczanych w czasie przypadających na dany okres:

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Zapłata składki ubezpieczeniowej:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeń),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa".

Prawidłowym będzie również przyjęcie uproszczonego księgowania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, które polega na ujmowaniu kosztów ubezpieczenia na podstawie otrzymanej polisy bezpośrednio na koncie 64 z pominięciem księgowania na koncie kosztów rodzajowych i na koncie 49. Operacje tę można ująć następująco:

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeń).

Dopiero w poszczególnych okresach sprawozdawczych zarachowuje się część kosztów dotyczącą danego okresu na konto zespołu 4, zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe),

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Trzeba zaznaczyć, że przy takim rozwiązaniu ewidencyjnym salda konta 64 nie uwzględnia się przy ustalaniu zmiany stanu produktów.