Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (305) z dnia 1.09.2011

Kompensata należności z zobowiązaniem z tytułu zakupu bazy danych klientów

Kontrahent zalegający z zapłatą naszej wierzytelności zaproponował nam sprzedaż bazy danych swoich klientów, na co wyraziliśmy zgodę. Jak ująć w księgach rachunkowych poszczególne operacje gospodarcze związane z tym zdarzeniem? Jak powinien być udokumentowany zakup bazy danych i kompensata wierzytelności?

Zasady dokonywania kompensaty rozrachunków

Rozliczenie niezapłaconej należności z zobowiązaniem z tytułu zakupu bazy danych od kontrahenta może nastąpić w drodze kompensaty wzajemnych wierzytelności. Kompensata może być dokonana na podstawie przepisów art. 498-505 K.c. lub na podstawie umowy pomiędzy kontrahentami.

Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym (art. 498 § 1 K.c.).

Na skutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej (por. art. 498 § 2 K.c.).

Jeśli jednostka dokonuje kompensaty rozrachunków na podstawie zawartej umowy, to w umowie strony powinny ustalić:

• zasady obowiązujące przy dokonywaniu kompensaty,

• terminy dokonywania kompensaty,

• sposób uzgadniania sald rozrachunków pozostałych do uregulowania po dokonaniu kompensaty.

W wyniku kompensaty dochodzi do wzajemnego umorzenia wierzytelności, które w księgach rachunkowych ujmuje się następującym zapisem:
 

Wprowadzenie zakupionej bazy danych klientów do ewidencji księgowej

Zakup bazy danych klientów, który jednostka porusza w pytaniu, powinien być udokumentowany, oprócz umowy o kompensacie, fakturą zakupu. Należy jednak zastanowić się nad kwalifikacją bazy danych do odpowiedniego rodzaju aktywów. Nasuwa się bowiem pytanie, czy można ją zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych.

W rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. nr 128, poz. 1402 ze zm.), baza danych oznacza zbiór danych lub jakichkolwiek innych materiałów i elementów zgromadzonych według określonej systematyki lub metody, indywidualnie dostępnych w jakikolwiek sposób, w tym środkami elektronicznymi, wymagający istotnego, co do jakości lub ilości, nakładu inwestycyjnego w celu sporządzenia, weryfikacji lub prezentacji jego zawartości.

W myśl przepisów ustawy o rachunkowości (por. art. 3 ust. 1 pkt 14), przez wartości niematerialne i prawne rozumie się zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe spełniające poniższe warunki:

• zostały nabyte przez jednostkę,

• nadają się do gospodarczego wykorzystania,

• ich przewidywany okres ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok,

• przeznaczone są do używania na potrzeby jednostki.

W szczególności są to następujące prawa majątkowe: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, prawa do patentów, prawa do znaków towarowych, prawa do wzorów użytkowych oraz zdobniczych i inne.

Ustawa o rachunkowości nie zalicza wprost zakupionych baz danych do wartości niematerialnych i prawnych. Jednak katalog praw wymienionych art. 3 ust. 1 pkt 14 tej ustawy - poprzez zawarcie sformułowania "w szczególności" - powoduje, że nie jest to lista zamknięta.
 

Ponadto - w myśl art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych - autorskie prawa majątkowe mogą przejść na inne osoby w drodze dziedziczenia lub na podstawie umowy. Przy czym, jeżeli umowa nie stanowi inaczej, przeniesienie własności egzemplarza utworu nie powoduje przejścia autorskich praw majątkowych do tego utworu (zob. art. 52 ust. 1 tej ustawy).

Innymi słowy, do wartości niematerialnych i prawnych - zgodnie z ustawą o rachunkowości - powinno zaliczać się te bazy danych, których nabyciu towarzyszy przeniesienie autorskich praw majątkowych do tych baz.

Zakup bazy danych klientów, zaliczonej przez jednostkę do wartości niematerialnych i prawnych, ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:
 

Ewidencję księgową kompensaty wierzytelności nabytą bazą danych klientów przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

Zakup bazy danych zaliczonej do wartości niematerialnych i prawnych 
oraz kompensata wzajemnych rozrachunków

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. "ABC" zawarła z przedsiębiorstwem "Y" umowę, w ramach której przedsiębiorstwo "Y" sprzeda własną bazę danych klientów spółce "ABC", a spółka "ABC" zaliczy swoje zobowiązanie z tytułu zakupu bazy danych klientów na poczet należności od przedsiębiorstwa "Y" za wykonane usługi.

2. Wartość wzajemnych świadczeń (tj. wykonana usługa oraz baza danych klientów) jednostki wyceniły na kwotę: 18.450 zł, w tym 23% VAT.

3. Spółka z o.o. "ABC" zakupioną bazę danych kontrahentów zaliczyła do wartości niematerialnych i prawnych. Zakupowi towarzyszyło nabycie autorskich praw majątkowych do bazy danych.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania: