Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 15 (543) z dnia 1.08.2021

Zakup usługi serwisowej środka trwałego, obejmującej dwa lata obrotowe

Zakupiliśmy środek trwały - maszynę produkcyjną. Jednocześnie zawarliśmy umowę na zakup usług serwisowych dotyczących tej maszyny, obejmującą dwa lata obrotowe. Jak ująć w księgach zakup takich usług? Czy wydatek z tym związany wpłynie na wartość początkową środka trwałego, czy raczej będzie to koszt działalności operacyjnej? Ewidencję kosztów prowadzimy wyłącznie na kontach zespołu 4.

Wartość początkową środka trwałego stanowi jego cena nabycia. Z art. 28 ust. 2 i 8 ustawy o rachunkowości wynika, że cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu. Jest to cena obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Cena nabycia (jak i koszt wytworzenia) środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:

• niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,
• koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.

Wydatki na usługę serwisową nie są bezpośrednio związane z zakupem środka trwałego, nie stanowią więc elementu wartości początkowej tego środka. Wydatki te należy zakwalifikować do kosztów działalności operacyjnej jednostki i odnieść w ciężar kosztów okresu, którego dotyczą. Jak wynika bowiem z zasady memoriału i zasady współmierności przychodów i kosztów w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ponadto dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (por. art. 6 ustawy o rachunkowości). W przypadku gdy usługa serwisowa dotyczy przyszłych okresów sprawozdawczych (przyszłych lat obrotowych), koszt tej usługi należy rozliczyć w czasie, za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (por. art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Warto pamiętać, że w stosunku do kosztów nieistotnych można zastosować uproszczenie na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i odnieść je jednorazowym zapisem w ciężar kosztów w miesiącu ich poniesienia. Takie uproszczenie można zastosować w przypadku, gdy koszt dotyczy jednego roku obrotowego. Jeżeli koszt dotyczy więcej niż jednego roku obrotowego, to należy przypisać go odpowiednio do każdego z tych lat. Należy również mieć na uwadze, że według art. 4 ust. 4a ustawy o rachunkowości, stosując przepisy tej ustawy, jednostka kieruje się zasadą istotności. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne. Co ważne, stosując uproszczenia, wartość usługi przypadającej na kolejny rok obrotowy może zostać zaliczona do kosztów bilansowych jednorazowo w styczniu tego kolejnego roku.