Wydatki na zakup mebli rozliczane w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne

Do nowego biura zakupiliśmy meble. Czy koszt zakupu tych mebli można rozłożyć w czasie? W jaki sposób dokonać ewidencji na kontach?

Zakupione przez jednostkę meble, spełniające kryteria określone dla środków trwałych w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, ujmuje się w ewidencji bilansowej środków trwałych jako odrębne obiekty inwentarzowe. Odrębnym środkiem trwałym może być w tej sytuacji:

poszczególny, kompletny mebel, zdatny do użytku, przeznaczony na potrzeby jednostki, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok lub
cały zestaw mebli, jeśli jednostka zakupiła meble tworzące jeden połączony zestaw.

Warto przy okazji przypomnieć, że - w świetle prawa bilansowego - przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Ustawa o rachunkowości nie określa przy tym wartości, która stanowi o zaliczeniu do środków trwałych. Zasadniczo wszystkie składniki, które jednostka zamierza użytkować dłużej niż rok, spełniające pozostałe kryteria wymienione w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, stanowią środki trwałe.

Nabyte przez jednostkę meble prawdopodobnie spełniają kryteria do uznania ich za środki trwałe, trudno bowiem przypuszczać, że planowany okres ich używania nie przekracza roku. Zatem, co do zasady, powinny być one uznane za środki trwałe. W takiej sytuacji wydatki poniesione przez jednostkę na ich zakup nie są ujmowane w kosztach bilansowych bezpośrednio w dacie przyjęcia mebli do używania, lecz powinny być rozliczane w czasie, poprzez odpisy amortyzacyjne.

Zakup mebli (udokumentowany fakturą) podlegać będzie księgowaniu zapisem:

1) wartość brutto faktury:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

2) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

3) wartość mebli w cenie zakupu (na podstawie dowodu OT):

- Wn konto 01 "Środki trwałe",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Rozpoczęcie amortyzacji nastąpi przy tym nie wcześniej niż po przyjęciu mebli do używania i dopiero po tej dacie odpisy amortyzacyjne będą mogły obciążać koszty, zapisem:

- Wn konto 40-0 "Amortyzacja" lub odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych".

Jednostki mogą co prawda stosować pewne uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie ich sytuacji majątkowej i finansowej oraz na ich wynik finansowy (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości), jednak wydaje się, że w przedstawionej sytuacji nie znajdą one zastosowania. Jednostki mogą bowiem w swojej polityce (zasadach) rachunkowości zapisać, że składniki majątku nieprzekraczające pewnej wartości (np. 3.500 zł lub innej wartości ustalonej przez jednostkę zgodnie z zasadą ostrożności) nie będą zaliczane w księgach rachunkowych do środków trwałych, lecz będą ujmowane bezpośrednio w koszty zużycia materiałów w miesiącu oddania ich do używania, zapisem:

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Z pytania wywnioskować natomiast można, iż wartość zakupionych mebli jest z punktu widzenia jednostki istotna - w przeciwnym wypadku nie chciałaby kosztu zakupu tych mebli "rozłożyć" w czasie.