Zakupiona baza klientów jako składnik wartości niematerialnych i prawnych

Spółka nabyła od innej spółki bazę klientów. Jak to potraktować w księgach rachunkowych? Czy jest to środek trwały, czy wartość niematerialna i prawna? Jak zaksięgować fakturę dokumentującą zakup takiej bazy? Czy od zakupionej bazy dokonywać należy odpisów amortyzacyjnych?

Zakupiona przez jednostkę baza klientów stanowi wartość niematerialną i prawną. W związku z tym poniesione na jej nabycie wydatki będą ujmowane w kosztach działalności operacyjnej poprzez odpisy amortyzacyjne.

W myśl przepisów art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. W szczególności są to: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, a także know-how.

Ustawa o rachunkowości nie wymienia wprost jako składnika wartości niematerialnych i prawnych zakupionych baz danych. Jednak - zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 ze zm.) - bazy danych spełniające cechy utworu są przedmiotem prawa autorskiego, nawet jeżeli zawierają niechronione materiały (dane). Warunkiem ochrony prawno-autorskiej takiej bazy jest jednak, aby przyjęty w niej dobór, układ lub zestawienie danych miał charakter twórczy. Korzystanie z przedmiotu objętego ochroną w takich przypadkach następuje najczęściej na podstawie licencji.

Bazy danych niemające twórczego charakteru można natomiast uznać za wartość niematerialną i prawną jako know-how. Pojęcie know-how obejmuje zarówno informacje (doświadczenie) o charakterze technicznym i techniczno-organizacyjnym (tzw. know-how techniczne) oraz informacje (doświadczenie) o charakterze organizacyjnym, finansowym i handlowym przydatne do prowadzenia przedsiębiorstwa, które nie są związane z cyklem produkcyjnym (tzw. know-how nietechniczne).

W przypadku list (baz) klientów można mówić wyłącznie o "know-how nietechnicznym". Sądy w swoich wyrokach wymieniają cechy, które muszą spełniać informacje, aby zakwalifikować je do know-how nietechnicznego (por. wyrok NSA z 15 marca 2012 r., sygn. akt I FSK 973/11 - orzeczenie prawomocne). Cechami tymi są:

poufność know-how - know-how mogą stanowić jedynie informacje, które nie zostały ujawnione, nie są powszechnie znane, czy też łatwo dostępne; przesłanka ta nie musi oznaczać wymogu bezwzględnej tajemnicy - wystarczy, by informacja nie była dostępna osobom zainteresowanym w sposób zwykły i dozwolony,
istotność know-how - informacje ważne dla całości lub zasadniczej części sposobu wytwarzania produktu lub świadczenia usług, muszą także spełniać u nabywcy określoną funkcję, czyli być użyteczne,
identyfikowalność know-how - know-how zostało opisane lub utrwalone - czyli zmaterializowane, i to w taki sposób, że możliwe jest sprawdzenie posiadania przez nie pozostałych cech oraz powoduje, że nabywca nie jest "nadmiernie ograniczony" w wykorzystaniu nabytych informacji.

Niezależnie jednak od tego czy baza klientów zaliczona zostanie do wartości niematerialnych i prawnych jako przedmiot prawa autorskiego czy jako know-how o charakterze nietechnicznym, wydatki na jej nabycie powinny zostać odniesione w księgach rachunkowych na konto 02 "Wartości niematerialne i prawne". Jednocześnie wartość takiej bazy podlegać będzie odpisom amortyzacyjnym.

Faktura dokumentująca zakup bazy klientów, stanowiącej wartość niematerialną i prawną, może zatem zostać wprowadzona do ksiąg rachunkowych, zapisem:

a) wartość brutto faktury:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) podlegający odliczeniu VAT naliczony:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast przyjęcie bazy danych do używania księgowane będzie zapisem:

- Wn konto 02 "Wartości niematerialne i prawne",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".