Ujawnienie środka trwałego podczas inwentaryzacji

Najczęściej ujawnia się środki trwałe, w tym nawet budynki po kilkudziesięciu latach. Jak zaksięgować w spółce akcyjnej ujawnienie podczas inwentaryzacji środków trwałych, w tym budynków i budowli (wytworzonych we własnym zakresie lub niewiadomego pochodzenia), jeżeli nie jest znany okres ich wytworzenia lub znajdowania się w spółce?

Generalnie inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się – na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości – na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, to na mocy art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzację m.in. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Z kolei regulacje art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości zawierają przepisy szczególne, upraszczające proces inwentaryzacji dla niektórych grup aktywów. I tak, w myśl art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, termin i częstotliwość inwentaryzacji określone powyżej uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. W takiej sytuacji inwentaryzacja może zostać przeprowadzona jednorazowo co 4 lata lub być rozłożona na przestrzeni poszczególnych 4 lat (tzw. inwentaryzacja ciągła). Zatem w wyznaczonym okresie (na przestrzeni określonych 4 lat) powinny zostać zinwentaryzowane składniki majątku jednostki objęte danym rodzajem inwentaryzacji.

Naszym zdaniem w latach, w których nie przeprowadza się spisu z natury, środki trwałe wskazane jest inwentaryzować drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości.

Warto w tym miejscu wskazać, że to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji. Jak wynika bowiem z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, za ich zgodą. Do obowiązków, których kierownik jednostki nie może przekazać innej osobie, należy przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Wchodzi to w zakres jego normalnych obowiązków.

Druki inwentaryzacyjne dostępne są
w serwisie www.druki.gofin.pl
w zakładce Rachunkowość

Wprowadzenie ujawnionego środka trwałego do ewidencji bilansowej w celu doprowadzenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych do stanu potwierdzonego spisem z natury, do czasu wyjaśnienia przyczyn nadwyżki, ujmuje się zapisem:

– Wn konto 01 "Środki trwałe",
– Ma konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek".

Rozliczenie stwierdzonej nadwyżki środka trwałego następuje po uzyskaniu pewności (weryfikacji przez jednostkę przyczyn jej powstania), że jest to rzeczywiste ujawnienie. W sytuacji gdy w toku weryfikacji nadwyżkę uznano za rzeczywistą, jednak nie ustalono pochodzenia środka trwałego, można ją rozliczyć zapisem:

– Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek",
– Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Analogicznie rozlicza się nadwyżkę środka trwałego wytworzonego we własnym zakresie. Jeżeli natomiast po weryfikacji okaże się, że ujawniony środek trwały otrzymano jako darowiznę rzeczową, to jego nadwyżkę można rozliczyć zapisem:

– Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek",
– Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Stosownie bowiem do postanowień art. 41 ustawy o rachunkowości, środki trwałe przyjęte nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Ujęta na koncie 84 kwota stopniowo zwiększa pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych środków trwałych.