Wybrane operacje gospodarcze związane z reklamacją towarów w księgach nabywcy

1. Podstawa prawna zgłoszenia reklamacji

Obowiązująca w obrocie gospodarczym swoboda zawierania umów daje możliwość kontrahentom zawierania w umowie indywidualnych postanowień w sprawie ewentualnych roszczeń z niej wynikających. Jeżeli jednak umowa nie zawiera takich postanowień, strony mogą korzystać z regulacji w sprawie rękojmi za wady oraz odpowiedzialności dostawcy z tytułu gwarancji jakości zawartych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.), zwanej dalej K.c.

W myśl postanowień art. 556 § 1 K.c., sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę zmniejszającą jej wartość lub użyteczność ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub z przeznaczenia rzeczy, jeżeli rzecz nie ma właściwości, o których istnieniu zapewnił kupującego, albo jeżeli rzecz została kupującemu wydana w stanie niezupełnym (rękojmia za wady fizyczne).

W przypadku gdy rzecz sprzedana ma wady, kupujący może (art. 560 § 1 K.c.):

a) odstąpić od umowy lub

b) żądać: usunięcia usterek, wymiany rzeczy na wolną od usterek albo obniżenia ceny.

Jeżeli spośród rzeczy sprzedanych tylko niektóre są wadliwe i dają się odłączyć od rzeczy wolnych od wad, bez szkody dla obu stron, to uprawnienie kupującego do odstąpienia od umowy ogranicza się do rzeczy wadliwych (art. 565 K.c.).

W sytuacji gdy kupujący otrzymał od sprzedawcy dokument gwarancyjny co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się w razie wątpliwości, że wystawca dokumentu (gwarant) jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, jeżeli wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w gwarancji (art. 577 § 1 K.c.).

Wśród reklamacji można wyróżnić reklamacje rzeczowe, które dotyczą różnicy w ilości zamawianego towaru lub jego jakości; wartościowe - wtedy, gdy przedmiotem reklamacji są cena, marża, bądź błędy rachunkowe na fakturze.

Reklamacje ze względu na czas ich powstania dzieli się na powstałe przed dokonaniem zapłaty lub po jej dokonaniu. Ze względu na osiągnięty rezultat reklamacje można podzielić na uznane przez dostawcę za zasadne oraz odrzucone przez dostawcę w całości lub części, wtedy dalsze roszczenia mogą być dochodzone na drodze sądowej.

2. Dokument będący podstawą korekty zakupu reklamowanych towarów

W przypadku reklamacji należy uwzględnić przepisy ustawy o VAT. Prawo do dokonywania korekt wartościowych w zakresie VAT przysługuje podatnikowi na podstawie art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, z którego wynika między innymi, że podstawę opodatkowania zmniejsza się o:

a) kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont),

b) wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Podstawą do ujęcia reklamacji z różnych tytułów w księgach rachunkowych są faktury korygujące. Szczegółowe zasady wystawiania faktur korygujących uregulowano w rozdziale 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 68, poz. 360). W świetle przepisów ww. rozporządzenia, fakturę korygującą wystawia się między innymi wtedy, gdy:

a) zwrócono towary sprzedawcy lub dokonano zwrotu nabywcy kwot nienależnych,

b) podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

3. Uznanie reklamacji przez dostawcę i obniżenie ceny reklamowanego towaru w księgach nabywcy

Zwrócenie się do dostawcy z reklamacją towaru oraz postawienie do dyspozycji dostawcy towaru podlegającego reklamacji, nabywca powinien ująć w pierwszej kolejności w ewidencji pozabilansowej jednostronnym zapisem księgowym: Wn konto 39"Zapasy obce".

Jeżeli dostawca uzna reklamację i po uzgodnieniu z nim nastąpi zwrot niepełnowartościowych towarów lub dostawca obniży ich cenę, to towary będące przedmiotem reklamacji można wyksięgować z ewidencji pozabilansowej zapisem: Ma konto 39"Zapasy obce".

Ewidencję księgową reklamacji uznanej przez dostawcę w księgach rachunkowych nabywców przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka handlowa "ABC" zakupiła od firmy "XYZ" celem dalszej odsprzedaży 50 torebek damskich po 70 zł/szt. Otrzymana faktura VAT opiewała na kwotę: 4.305 zł brutto (w tym 23% VAT = 805 zł). Ewidencja towarów u nabywcy prowadzona jest w cenach zakupu.

2. W wyniku kontroli dostawy nabywca stwierdził, że 10 torebek jest uszkodzonych. W związku z tym zgłosił reklamację niepełnowartościowego towaru i postawił towar do dyspozycji dostawcy.

3. Dostawca uznał reklamację i ze względu na niewielkie zniszczenia reklamowanego towaru obniżył cenę o 20%, wystawiając fakturę korygującą na kwotę: 172,20 zł brutto (w tym 23% VAT: 32,20 zł).

4. Nabywca towaru (firma "ABC") zapłacił za dostawę, uwzględniając otrzymaną fakturę korygującą.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - wyksięgowanie z ewidencji bilansowej towarów postawionych do dyspozycji dostawcy: 10 szt. × 70 zł/szt. =	700,00 zł	30	33
2. PK - ujęcie reklamowanych towarów w ewidencji pozabilansowej	700,00 zł	39
3. Faktura korygująca wystawiona przez dostawcę tytułem udzielonej obniżki cen za niepełnowartościowy towar
a) korekta wartości netto	140,00 zł		30
b) korekta VAT podlegającego odliczeniu	32,20 zł		22-1
c) korekta zobowiązania wobec dostawcy	172,20 zł	21
4. PK - wprowadzenie reklamowanego towaru do magazynu po obniżonych cenach: 700 zł - 140 zł =	560,00 zł	33	30
5. PK - wyksięgowanie towarów podlegających reklamacji z ewidencji pozabilansowej	700,00 zł		39
6. WB - zapłata za otrzymaną dostawę po uwzględnieniu korekty: 4.305,00 zł - 172,20 zł =	4.132,80 zł	21	13–0

III. Księgowania:

Ewidencja pozabilansowa

4. Reklamacja nieuznana przez dostawcę, rozstrzygnięta na niekorzyść nabywcy

Nabywca, który zapłacił już za całą dostawę, w tym również za reklamowany towar, a sprzedawca nie uznał reklamacji, może skierować sprawę do sądu z powództwa cywilnego. Wtedy w księgach rachunkowych nabywcy jako inicjatora sporu sądowego powinny pojawić się dodatkowe księgowania:

1. PK - roszczenie objęte pozwem w wartości towarów podlegających reklamacji:

- Wn konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

2. PK - odpis aktualizujący do wysokości roszczenia:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności".

Jeśli sąd rozstrzygnie spór na niekorzyść nabywcy, to z ksiąg rachunkowych nabywca powinien wyksięgować roszczenie: Wn konto 30, Ma konto 24-6 oraz odpis aktualizujący należność: Wn konto 28, Ma konto 76-0.

W praktyce może także się zdarzyć, że to nabywca nie zapłaci dostawcy za towar będący przedmiotem reklamacji. Wtedy inicjatorem dochodzenia zapłaty na drodze sądowej może być sam dostawca.

Otrzymany pozew sądowy wzywający nabywcę do zapłaty roszczenia (gdy nie zapłacił za towar będący przedmiotem sporu) nabywca powinien ująć w księgach rachunkowych, w ewidencji pozabilansowej jako zobowiązanie warunkowe, zapisem księgowym: Ma konto 29"Zobowiązania warunkowe". Zobowiązanie warunkowe pozostanie w księgach nabywcy do momentu otrzymania prawomocnego wyroku sądowego.

Poniższy przykład przedstawia ewidencję w księgach rachunkowych nabywcy, w sytuacji gdy dostawca nie uznał reklamacji i skierował sprawę do sądu, a nabywca zapłacił tylko za część dostawy.

Przykład

Ewidencja reklamacji rozstrzygniętej na niekorzyść nabywcy

I. Założenia:

1. Spółka "A" nabyła 1.500 szt. towarów handlowych po 30 zł/szt. Faktura zakupu opiewała na kwotę: 55.350 zł (w tym 23% VAT: 10.350 zł).

2. Podczas kontroli jakości i ilości otrzymanej dostawy stwierdzono, że 300 szt. towarów jest uszkodzone. W związku z tym zgłoszono reklamację towaru, pozostawiając uszkodzony towar do dyspozycji dostawcy.

3. Jednostka zapłaciła za dostawę tylko pełnowartościowego towaru kwotę: 44.280 zł.

4. Dostawca nie uznał reklamacji spółki i skierował sprawę do sądu. Spółka "A" otrzymała pozew sądowy o zapłatę roszczenia: (11.070 zł należność główna + odsetki 200 zł).

5. Wyrok sądu okazał się na korzyść dostawcy, spółka była zmuszona wpłacić pozostałą należność wraz z odsetkami oraz zasądzone koszty sądowe w kwocie: 600 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FV - zakup towaru:
a) wartość netto towaru według ceny zakupu	45.000 zł	30
b) VAT podlegający odliczeniu	10.350 zł	22-1
c) wartość zobowiązania	55.350 zł		21
2. Pz - przyjęcie towaru do magazynu: 1.200 szt. × 30 zł/szt. =	36.000 zł	33	30
3. PK - część towaru postawiona do dyspozycji dostawcy: 300 szt. × 30 zł/szt. =	9.000 zł	39
4. WB - zapłata za część faktury otrzymanej od dostawcy:	44.280 zł	21	13-0
5. PK - otrzymany pozew sądowy (zobowiązanie warunkowe): 11.070 zł należność + 200 zł odsetki =	11.270 zł		29
6. PK - otrzymanie prawomocnego wyroku sądowego:
a) koszty sądowe	600 zł	76-1
b) odsetki	200 zł	75-1
c) ogółem kwota zwiększająca zobowiązanie wobec dostawcy	800 zł		21
7. PK - wyksięgowanie z ewidencji pozabilansowej zobowiązania objętego pozwem sądowym	11.270 zł	29
8. Pz - przyjęcie do magazynu reklamowanych towarów: 300 szt. × 30 zł/szt. =	9.000 zł	33	30
9. PK - wyksięgowanie z ewidencji pozabilansowej towarów podlegających reklamacji	9.000 zł		39
10. WB - uregulowanie pozostałej części zobowiązania wobec dostawcy: 11.070 zł + 200 zł + 600 zł =	11.870 zł	21	13-0