Ulga na złe długi w księgach rachunkowych

Jednostka w związku z nieuregulowaną należnością za sprzedane towary skorzystała z ulgi na złe długi i skorygowała VAT należny z jej tytułu. W jaki sposób należy ująć to zdarzenie w księgach rachunkowych wierzyciela? Jak postąpić w sytuacji, gdy należność zostanie uznana za nieściągalną?

Warunki skorzystania z ulgi na złe długi przez wierzyciela zostały określone w art. 89a ustawy o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). W księgach rachunkowych kwotę korygowanego podatku VAT należnego ujmuje się na wyodrębnionym koncie rozrachunkowym lub na koncie pozostałych rozliczeń międzyokresowych do momentu ich rozliczenia lub odpisania. Wybór sposobu ewidencji ulgi na złe długi zależy od jednostki i powinien zostać opisany w dokumentacji przyjętych przez nią zasad (polityki) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Skorygowaną kwotę należnego podatku VAT w księgach rachunkowych wierzyciela można ująć następująco:

- Wn konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

- Ma konto w zespole 2, np. konto 24 "Pozostałe rozrachunki" lub odpowiednie konto analityczne do konta 22 "Rozrachunki publicznoprawne", lub konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności", albo konto 65 "Pozostałe rozliczenia międzyokresowe".

Jeśli kontrahent ureguluje zaległą należność, w związku z którą dokonano korekty VAT należnego, to w księgach rachunkowych w zależności od zapisów dotyczących tej korekty należy ująć ją zapisami odwrotnymi do dokonanych wcześniej, czyli:

- Wn konto w zespole 2, np. konto 24 lub odpowiednie konto analityczne do konta 22, lub konto 28, albo konto 65,

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego".

W sytuacji gdy należność zostanie uznana za nieściągalną, to kwotę skorygowanego podatku VAT odnosi się do pozostałych przychodów operacyjnych. W księgach rachunkowych można ująć to następująco:

- Wn konto w zespole 2, np. konto 24 lub odpowiednie konto analityczne do konta 22, lub konto 28, albo konto 65,

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Nieuregulowana należność uznana za nieściągalną, która wcześniej w całości została objęta odpisem aktualizującym, powinna zostać wyksięgowana z ksiąg rachunkowych następującym zapisem:

- Wn konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Jeśli w stosunku do należności, o której mowa, wcześniej nie dokonano odpisów aktualizujących lub zostały dokonane w niepełnej wysokości, to jej wartość odnosi się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Przykład

Założenia

Kontrahent nie dokonał zapłaty należności z tytułu dostawy towarów w kwocie: 14.760 zł (w tym VAT: 2.760 zł), której termin płatności minął w listopadzie 2015 r.
W maju 2016 r. jednostka w stosunku do tej należności skorzystała z ulgi na złe długi i skorygowała VAT należny w kwocie: 2.760 zł.
W tym samym miesiącu utworzono odpis aktualizujący tę należność na kwotę 14.760 zł.
Załóżmy, że w sierpniu 2016 r. jednostka otrzyma postanowienie od komornika o umorzeniu postępowania egzekucyjnego wobec dłużnika z powodu braku majątku. Na podstawie tego postanowienia należność zostanie uznana za nieściągalną.
Jednostka zgodnie z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości kwotę skorygowanego należnego podatku VAT ujmie na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Korekta VAT).

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - korekta VAT należnego z tytułu ulgi na złe długi:	2.760 zł	22-1	24
2. PK - odpis aktualizujący należność:	14.760 zł	76-1	28
3. PK - wyksięgowanie kwoty skorygowanego podatku VAT:	2.760 zł	24	76-0
4. PK - uznanie należności za nieściągalną na podstawie postanowienia od komornika:	14.760 zł	28	20