Gazeta Podatkowa nr 70 (1320) z dnia 1.09.2016

Reklamacje towarów w księgach rachunkowych

Jednostki prowadzące działalność gospodarczą nierzadko spotykają się z sytuacjami, w których zakupiony towar handlowy nie spełnia oczekiwań nabywcy. W praktyce wady towarów mogą zostać ujawnione przed przyjęciem ich do magazynu i przed dokonaniem zapłaty. W takim przypadku nabywca towar reklamuje i stawia do dyspozycji sprzedawcy. Wady towaru mogą również uwidocznić się po jego przyjęciu do magazynu i dokonaniu zapłaty przez nabywcę.

Jeżeli w zakupionym towarze zostanie ujawniona wada, nabywca ma prawo złożyć reklamację. W reklamacji może żądać:

a) doprowadzenia towaru do stanu zgodności z umową (przez naprawę lub wymianę) lub

b) zwrotu całości bądź części wpłaconych środków (przez obniżenie ceny czy odstąpienie od umowy).

Reklamacje można dzielić według różnych kryteriów. Można wśród nich wyodrębnić reklamacje rzeczowe i wartościowe. Reklamacje rzeczowe dotyczą różnicy w ilości zamawianego towaru lub jego jakości. Z reklamacjami wartościowymi mamy z kolei do czynienia wówczas, gdy ich przedmiotem są cena, marża bądź błędy rachunkowe na fakturze.

Reklamacje - z punktu widzenia stosunku sprzedawcy do zgłoszonej reklamacji - dzieli się na:

• uznane przez dostawcę za uzasadnione - wówczas są one załatwiane w sposób uzgodniony między stronami,
   
• nieuznane przez dostawcę w całości lub części - w takim przypadku sprawa jest zazwyczaj kierowana na drogę sądową (w opracowaniu tym zostały pominięte).

Ze względu na czas powstania reklamacje klasyfikuje się na powstałe przed dokonaniem zapłaty lub po jej uregulowaniu.

Zwrot towaru przez nabywcę

W sytuacji gdy w zakupionych towarach wady zostaną ujawnione już po ich przyjęciu do magazynu (lub odpisaniu w koszty na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości), to pod datą złożenia reklamacji i postawienia wadliwych towarów do dyspozycji sprzedawcy kupujący powinien wyksięgować je z ksiąg rachunkowych zapisem:

a) gdy towary są objęte ewidencją magazynową (na podstawie dowodu Wz)

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 33 "Towary",

b) gdy towary są odpisywane z chwilą ich zakupu w koszty

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)".

Jednocześnie wskazane jest, aby zareklamowane towary objąć ewidencją pozabilansową. Wartość takich towarów ujmuje się wówczas na koncie 39 "Zapasy obce" zapisem jednostronnym (po stronie Wn tego konta).

Trzeba pamiętać, że jeśli jednostka ujmuje towary w magazynie w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od ceny zakupu lub nabycia towarów (tj. zgodnie z art. 34 ust. 2 ustawy o rachunkowości), to wyksięgowując zareklamowane towary powinna również wyksięgować odchylenia od cen ewidencyjnych towarów w części przypadającej na te towary z konta 34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów".

Gdy reklamacja towarów zostanie przez sprzedawcę uznana za zasadną, otrzymaną od sprzedawcy fakturę korygującą nabywca ujmie w swoich księgach w następujący sposób:

a) wartość towaru w cenie zakupu (zmniejszenie)

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony (zmniejszenie)

- Ma konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto (zmniejszenie)

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Jeśli nabywca uregulował już zapłatę za zakupiony towar, zwrot należności od dostawcy zaksięguje w swoich księgach rachunkowych na podstawie WB zapisem:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Po zakończeniu postępowania reklamacyjnego następuje wyksięgowanie towarów z ewidencji pozabilansowej zapisem jednostronnym: Ma konto 39 "Zapasy obce" (przykład 1).

Przyjęcie reklamowanych towarów i ich likwidacja

W księgach rachunkowych sprzedawcy przyjęcie od nabywcy wadliwego towaru do magazynu w wyniku reklamacji dokumentować można dowodem Pz. Operacja ta może zostać zaksięgowana w następujący sposób:

- Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Towary z reklamacji),

- Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)".

Gdy dostawca towaru uzna reklamację za zasadną i wystawi fakturę korygującą, to operację zmniejszenia przychodu ze sprzedaży i VAT należnego na podstawie tej faktury może ująć w ewidencji księgowej zapisem:

a) zmniejszenie przychodu ze sprzedaży

- Wn konto 73-0 "Sprzedaż towarów",

b) zmniejszenie VAT należnego

- Wn konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) zmniejszenie należności od nabywcy

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

Jeśli kupujący uregulował już wcześniej należność za zakupiony towar, zwrot przez sprzedawcę pieniędzy do nabywcy ujmuje się w oparciu o WB zapisem:

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Gdyby okazało się, że towar jest na tyle wadliwy, że nie nadaje się już do dalszej odsprzedaży, tj. utracił swoją wartość użytkową, to koszty związane z likwidacją takich towarów, jako pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, odnosi się do pozostałych kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości). Zapis księgowy z tym związany może przebiegać następująco:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 33 "Towary" (w analityce: Towary z reklamacji).

Wymiana towaru na wolny od wad

W księgach rachunkowych nabywcy wymiana reklamowanego towaru na wolny od wad wymaga zaksięgowania zarówno operacji zwrotu wadliwego towaru do dostawcy, jak i operacji przyjęcia towaru wolnego od wad. Zwrot towarów do sprzedawcy w związku z ich reklamacją można zaksięgować w następujący sposób:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 33 "Towary" lub konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)" - gdy towary odpisano w koszty w oparciu o art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy.

Następnie otrzymanie od sprzedawcy towarów pozbawionych wad księguje się zapisem:

a) gdy towary są objęte ewidencją magazynową (na podstawie dowodu Pz)

- Wn konto 33 "Towary",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) gdy towary są odpisywane z chwilą ich zakupu w koszty

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Ujmując powyższe operacje w księgach rachunkowych, należy pamiętać o wyksięgowaniu i następnie wprowadzeniu ewentualnych odchyleń od cen ewidencyjnych towarów w części przypadającej na zareklamowane towary (konto 34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów").

Druki dowodów Pz i Wz dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.

W ewidencji księgowej sprzedawcy wymiana zareklamowanego towaru na wolny od wad nie skutkuje korektą wartości sprzedanych towarów. Oznacza to, że dostawca nie dokonuje żadnych zapisów na koncie 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)". Gdy mamy do czynienia z wymianą reklamowanego towaru na nowy w tym samym gatunku i cenie, dochodzi do przyjęcia towarów wadliwych do magazynu i wydania nowych wolnych od wad. Operację taką w księgach rachunkowych sprzedawcy można zaksięgować zapisem:

- Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Towary z reklamacji),

- Ma konto 33 "Towary".

Operacja ta może zostać zaewidencjonowana w korespondencji z kontem 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenia z tytułu reklamacji), jeśli wydanie towaru niewadliwego odbywa się w terminie późniejszym niż przyjęcie do magazynu towaru reklamowanego (przykład 2).

Przykład 1 Założenia Jednostka zakupiła 50 szt. towaru po cenie 60 zł/szt. Wartość faktury otrzymanej od dostawcy wynosiła 3.690 zł brutto (w tym VAT podlegający odliczeniu 690 zł). Ewidencja towarów u nabywcy prowadzona jest w cenach zakupu.   W wyniku kontroli dostawy nabywca stwierdził, że 10 szt. towaru ma inne parametry niż ustalono przy składaniu zamówienia. W związku z tym nabywca zgłosił reklamację.   Dostawca uznał reklamację i obniżył cenę reklamowanego towaru o 20%, tj. z 60 zł/szt. do 48 zł/szt. Wystawił w związku z tym fakturę korygującą na kwotę 147,60 zł brutto (w tym VAT 27,60 zł). Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Wz - wyksięgowanie z ewidencji bilansowej towarów postawionych do dyspozycji dostawcy: 10 szt. × 60 zł/szt. =  600,00 zł 30 33 2. PK - ujęcie reklamowanych towarów w ewidencji pozabilansowej: 600,00 zł 39 - 3. Faktura korygująca zakup towaru:         a) korekta wartości netto 120,00 zł 30    b) korekta VAT naliczonego 27,60 zł 22-2    c) korekta wartości zobowiązania 147,60 zł 21 4. Pz - przyjęcie towaru do magazynu w obniżonej cenie: 10 szt. × 48 zł/szt. =  480,00 zł 33 30 5. PK - wyksięgowanie reklamowanych towarów z ewidencji pozabilansowej: 600,00 zł - 39 Księgowania Ewidencja pozabilansowa Przykład 2 Założenia Jednostka sprzedała w dniu 25 sierpnia 2016 r. towar handlowy za kwotę 6.150 zł (w tym VAT należny 1.150 zł). Wartość w cenie nabycia towaru wynosiła 4.000 zł.   Nabywca w dniu 29 sierpnia 2016 r. zgłosił, że towar jest wadliwy i zażądał jego wymiany na nowy, wolny od wad. Sprzedawca uznał reklamację. Wadliwy towar przyjął do magazynu. W dniu 31 sierpnia br. wysłał kupującemu towar wolny od wad. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Wz - wydanie towaru z magazynu: 4.000 zł 73-1 33 2. Faktura sprzedaży towaru:      a) wartość netto 5.000 zł 73-0    b) VAT należny 1.150 zł 22-1    c) wartość brutto 6.150 zł 20 3. Pz - przyjęcie wadliwego towaru do magazynu: 4.000 zł 33 24 4. Wz - wydanie towaru wolnego od wad: 4.000 zł 24 33 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047)