Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (305) z dnia 1.09.2011

Ujęcie w księgach rachunkowych faktur VAT za media

W kwietniu 2011 r. otrzymałam dwie faktury VAT (prognoza) za gaz wystawione 30 marca 2011 r. - pierwsza za okres od 28 marca 2011 r. do 26 maja 2011 r., dotycząca sprzedaży w maju, z terminem płatności w czerwcu, a druga za okres od 27 maja 2011 r. do 26 lipca 2011 r., dotycząca sprzedaży w lipcu, z terminem płatności w sierpniu. Jak ująć te faktury w księgach rachunkowych i kiedy odliczyć VAT?

Rozliczenie podatku VAT z faktury za media

Dostawa gazu przewodowego zaliczana jest do tzw. usług powszechnych (mediów). Rozliczanie VAT z tytułu świadczenia oraz nabycia tych usług w ustawie o VAT zostało uregulowane w sposób szczególny. Ustawodawca, w sposób odmienny od zasad ogólnych, określił regulacje zarówno w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego, jak i prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Termin wystawienia faktury VAT dokumentującej świadczenie usług powszechnych (mediów), określony został w § 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 68, poz. 360). Z przepisu tego wynika, iż fakturę należy wystawić nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego i nie później niż z chwilą powstania tego obowiązku. Dodatkowo w § 11 ust. 3 ww. rozporządzenia wskazano, że w sytuacji gdy faktura za media zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy, nie ma ograniczeń co do najwcześniejszego terminu wystawienia faktury.

Zatem faktura, w której zaznaczono, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy, może być (tak jak w omawianej sytuacji) wystawiona nawet kilka lub kilkanaście miesięcy wcześniej i fakt jej wystawienia pozostaje bez wpływu na obowiązek podatkowy.

Jeżeli nabywcą usług powszechnych jest podatnik VAT, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym odliczenia podatnik może jednak dokonać w ściśle określonych terminach.

Generalnie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w miesiącu następnym (art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT). W niektórych jednak przypadkach szczególny moment powstania obowiązku podatkowego wiąże się również ze szczególnymi zasadami odliczania podatku naliczonego przez nabywcę towarów i usług.

I tak, dla usług wymienionych w art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy o VAT, tj. usług powszechnych, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności, jeśli został on określony w umowie.

Z kolei art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT stanowi, iż w przypadku nabycia usług powszechnych, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności, jeżeli faktura zawiera informację jakiego okresu dotyczy. Tak więc termin odliczenia związany jest wyłącznie z terminem płatności określonym na fakturze. Nie ma w tym przypadku znaczenia ani data wystawienia faktury, ani data jej otrzymania. Nie jest również istotny termin, w którym podatnik uregulował należność wynikającą z faktury.

Jeżeli jednak podatnik nie dokonał odliczenia w powyższym terminie, to - zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT - może to uczynić w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
 

Kolejna kwestia wymagająca wyjaśnienia, to moment ujęcia faktur za gaz w księgach rachunkowych oraz zarachowania wartości wynikających z tych faktur do kosztów.

Moment ujęcia faktur za media w księgach rachunkowych

Pytająca jednostka otrzymała faktury za gaz w kwietniu. Obejmują one różne okresy sprawozdawcze (miesiące). Zatem przy ich ewidencji księgowej należy uwzględnić zasadę memoriału, zasadę współmierności i zasadę istotności.

Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości) nakazuje jednostkom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie przypadające na ich rzecz przychody, jak i obciążające je koszty, związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego (okresu sprawozdawczego), niezależnie od terminu ich zapłaty. Natomiast zasada współmierności (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości) stanowi, iż dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczyć należy koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Z kolei zasada istotności (art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości) wskazuje, iż w księgach rachunkowych należy wyodrębnić wszystkie zdarzenia mające istotny wpływ na sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki.
 

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka otrzymała w kwietniu 2011 r. fakturę na dostawę gazu wystawioną 30 marca 2011 r. Faktura ta zawierała następujące dane:

a) okres świadczenia usług: od 28 marca 2011 r. do 26 maja 2011 r.,

b) wartość netto: 5.000 zł, VAT: 1.150 zł, do zapłaty: 6.150 zł,

c) termin płatności: 6 czerwca 2011 r.,

d) termin sprzedaży: maj 2011 r.

2. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania: