Zarachowanie w koszty wartości odzieży ochronnej wydanej pracownikom

Spółka zakupiła towar, który nie został sprzedany (odzież ochronną). Spółka zatrudniła nowych pracowników i chciałaby przekazać im tę odzież, jako roboczą, wykorzystywaną podczas wykonywania pracy. Jak ująć w księgach rachunkowych przekazanie pracownikom tej odzieży?

Ponoszone przez pracodawcę wydatki na zakup odzieży roboczej dla pracowników zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia".

Jak wynika z pytania jednostka chciałaby przekazać odzież roboczą, którą posiada w magazynie towarów, na potrzeby własnych pracowników. W takim przypadku wydanie tego towaru dokumentowane jest dowodem RW i księgowane zapisem:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 33 "Towary".

W sytuacji gdy ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach zespołu 5, świadczenia rzeczowe w postaci przekazanej pracownikom odzieży roboczej ujmowane są według miejsc powstawania kosztu, a więc z podziałem zgodnie z miejscami pracy, w których pracownicy świadczą pracę. Mogą to być przykładowo konta kosztów: 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej", 52-1 "Koszty wydziałowe" lub 53 "Koszty działalności pomocniczej".

Warto podkreślić, że w świetle przepisów art. 237⁷ § 1 K.p. pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież, spełniającą wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, jak i ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne i bhp. Zgodnie z art. 237⁹ K.p., pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeśli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, to czynność ta może być wykonywana przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.

Należy zaznaczyć, że pracodawca zobowiązany jest prowadzić dla każdego pracownika kartę ewidencyjną przydziału odzieży, jak również obuwia oraz środków ochrony indywidualnej (a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację). Obowiązek ten wynika z § 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Przykład

Przekazanie pracownikom odzieży z magazynu

I. Założenia:

Jednostka posiada w magazynie towarów 3 szt. odzieży ochronnej w cenie zakupu: 450 zł (po 150 zł każda). W listopadzie 2016 r. zatrudniła 2 pracowników (wydział remontowy) i na podstawie dowodu RW wydała im z magazynu towarów odzież ochronną o wartości: 300 zł. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
3. RW - wydanie pracownikom z magazynu towarów odzieży ochronnej	300 zł	40-5	31
oraz równolegle	300 zł	53	49