Opłaty elektroniczne za przejazd po drogach krajowych, naliczane w systemie viaTOLL

Płacę elektroniczną opłatę drogową naliczaną w systemie viaTOLL poprzez doładowanie pre-pay. Jak księgować takie przedpłaty oraz otrzymywane noty za przejazdy samochodów?

1. Zasady wnoszenia opłat elektronicznych w systemie viaTOLL

ViaTOLL to obowiązujący w Polsce elektroniczny system poboru opłat za przejazd po wybranych odcinkach autostrad, dróg ekspresowych i krajowych zarządzanych przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad (GDDKiA). Jest on obowiązkowy w szczególności dla użytkowników pojazdów samochodowych oraz zespołów pojazdów, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony. Zasady pobierania opłat elektronicznych zostały szczegółowo uregulowane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 27 sierpnia 2015 r. w sprawie wnoszenia i rozliczania opłat elektronicznych (Dz. U. poz. 1406).

Co istotne, aby móc korzystać z dróg płatnych w ramach systemu viaTOLL, konieczne jest wyposażenie auta w elektroniczne urządzenie pokładowe viaBOX. Dzięki niemu możliwe jest naliczanie w sposób elektroniczny należnej opłaty za przejazd drogami płatnymi.

Opłaty elektroniczne wnosi się w trybie:

przedpłaty (tzw. pre-pay), dokonanej przed rozpoczęciem korzystania z płatnych dróg krajowych lub ich odcinków, na wyznaczone konto, z którego następnie są automatycznie pobierane opłaty naliczane użytkownikowi za każdym razem, gdy pojazd wyposażony w urządzenie viaBOX przejeżdża przez "bramkę" albo
płatności odroczonej z zabezpieczeniem (tzw. post-pay), w której należność za przejazd uiszczana jest okresowo na podstawie dokumentu informującego o wysokości naliczonej opłaty elektronicznej.

Wniesienie opłaty elektronicznej w trybie przedpłaty następuje przed rozpoczęciem korzystania z dróg krajowych lub ich odcinków, na których pobiera się opłatę elektroniczną, w kwocie nie mniejszej niż pozwalająca na odbycie planowanego przejazdu w całości.

Z pytania wynika, iż jednostka wybrała sposób wnoszenia opłaty elektronicznej w trybie przedpłaty. W takiej sytuacji rozliczenie opłaty elektronicznej przez pobierającego (tj. GDDKiA) następuje nie rzadziej niż raz w tygodniu. Natomiast w terminie trzech dni roboczych po zakończeniu miesiąca, pobierający opłatę powinien wystawić dokument informujący o wysokości naliczonej opłaty (notę obciążeniową), w przypadku gdy w danym miesiącu użytkownik korzystał z dróg krajowych lub ich odcinków, na których pobiera się opłatę elektroniczną (§ 9 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Jeżeli użytkownik wnosi opłaty elektroniczne w trybie przedpłaty, to nienależnie pobrana opłata (tj. środki wniesione w wysokości przewyższającej kwotę wskazaną w dokumencie informującym o wysokości naliczonej opłaty elektronicznej) podlega zwrotowi przez pobierającego opłatę.

Warto przy okazji zaznaczyć, że zgodnie z komunikantem zamieszczonym na stronie internetowej operatora systemu viaTOLL (www.viatoll.pl), uruchomiona została możliwość sprawdzenia stanu konta przedpłaconego za pomocą SMS. W tym celu wystarczy wysłać wiadomość o treści: saldo.nr_klienta.nr_umowy na dedykowany numer +48 661 001 101, a po chwili użytkownik otrzyma SMS zwrotny z podaniem aktualnego salda.

2. Ewidencja księgowa opłaty elektronicznej wnoszonej w trybie przedpłaty

W księgach rachunkowych opłatę elektroniczną wniesioną w trybie przedpłaty użytkownik pojazdów samochodowych może rozliczać za pośrednictwem konta 24 "Pozostałe rozrachunki.

Wniesienie przedpłaty na poczet opłaty elektronicznej można zatem ująć zapisem:

  - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
   (w analityce: Rozliczenie opłaty elektronicznej za przejazd drogami płatnymi),
  - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Następnie po otrzymaniu dokumentu informującego o wysokości naliczonej opłaty elektronicznej jednostka dokona rozliczenia wniesionej przedpłaty, przeksięgowując naliczoną opłatę w ciężar kosztów działalności operacyjnej, zapisem:

  - Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty" lub konto zespołu 5,
  - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
   (w analityce: Rozliczenie opłaty elektronicznej za przejazd drogami płatnymi).

Ewentualny zwrot nienależnie pobranej opłaty elektronicznej księgowany jest zapisem: Wn konto 13-0, Ma konto 24.

Przykład

I. Założenia:

Jednostka zobowiązana do uiszczania opłat elektronicznych w systemie viaTOLL rozlicza te opłaty w formie przedpłaty.
Na początku lipca 2017 r. jednostka doładowała swoje konto w systemie viaTOLL kwotą: 750 zł. Zgodnie z otrzymaną informacją, wysokość opłaty faktycznie pobranej wyniosła: 730 zł.
Ewidencję kosztów działalności operacyjnej jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - doładowanie konta w systemie viaTOLL	750 zł	24	13-0
2. PK - opłata faktycznie pobrana (na podstawie otrzymanego dokumentu)	730 zł	40-3	24