A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 (757) z dnia 10.01.2012

Duplikat faktury - ewidencja księgowa

W księgach rachunkowych wydatki dokumentowane duplikatem faktury podlegają ewidencji na ogólnych zasadach. W zasadzie można stwierdzić, że ewidencja ta jest identyczna do sposobu księgowania faktur VAT otrzymanych z opóźnieniem.

Przypomnijmy, że zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ponadto, jak stanowi art. 20 ust. 1 i ust. 3 pkt 3 ww. ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a podstawą zapisu może być m.in. zastępczy dowód księgowy (np. PK - Polecenie księgowania), wystawiony do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego.

Tak więc np. w przypadku dostaw towarów (materiałów) lub usług niepotwierdzonych jeszcze fakturą, mamy do czynienia z tzw. dostawami niefakturowanymi. Przyjęcie towarów (materiałów) w takich przypadkach może być dokumentowane np. dowodem Pz (lub innym dowodem obowiązującym w jednostce) i podlega ewidencji:

- Wn konto 33 "Towary",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Dostawy takie stanowią saldo konta 30 "Rozliczenie zakupu", aż do czasu otrzymania faktury lub duplikatu.

Późniejszy wpływ duplikatu księguje się:

a) wartość towaru według ceny nabycia:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu";

b) VAT naliczony do rozliczenia z urzędem skarbowym:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie";

c) wartość brutto (zobowiązanie wobec dostawcy):

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Przykład

W grudniu 2011 r. jednostka zakupiła towar za kwotę brutto 6.150 zł oraz poniosła comiesięczny koszt dotyczący usług ochrony w kwocie brutto 1.230 zł. Faktury VAT dotyczące tych kosztów zaginęły przed ich wpłynięciem do jednostki. Do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jednostka uzyskała jedynie duplikat faktury dotyczącej zakupu towaru. Ponieważ duplikat ten wpłynął w styczniu 2012 r., to VAT naliczony podlega odliczeniu dopiero w deklaracji za ten miesiąc (tj. styczeń 2012 r.).

Dekretacja:

Opis operacji:	Kwota	Konto
Opis operacji:	Kwota	Wn	Ma
1. Przyjęcie towaru do magazynu w cenie zakupu - wartość netto:	5.000 zł	33	30
2. Zarachowanie, na podstawie umowy, kosztu ochrony do grudnia 2011 r.:	1.000 zł	40-2	30
3. Otrzymanie duplikatu dotyczącego zakupu towaru, księgowane w księgach grudnia 2011 r.:
- wartość towaru według ceny nabycia:	5.000 zł	30
- VAT naliczony do rozliczenia z urzędem skarbowym w następnym okresie:	1.150 zł	22-1-2
- wartość brutto (zobowiązanie wobec dostawcy):	6.150 zł		21

Księgowania:

Powyższy sposób ewidencji nie jest konieczny w przypadku "chwilowego" braku faktury dotyczącej kosztów innych niż nabycie towarów lub materiałów występujących w trakcie roku obrotowego. W takich przypadkach z praktycznych względów księguje się koszty dopiero na podstawie otrzymanego duplikatu.

Należy dodatkowo zaznaczyć, że w przypadku kosztów dokumentowanych duplikatem, może, w określonych okolicznościach, wystąpić konieczność zastosowania art. 54 ustawy o rachunkowości. Będzie tak, jeżeli duplikaty faktur zawierające informacje o istotnych nieuwzględnionych w wyniku finansowym pozycjach kosztowych wpłyną do jednostki w okresie po sporządzeniu sprawozdania finansowego, lecz przed jego zatwierdzeniem. Wówczas wystąpi konieczność odpowiedniej zmiany sprawozdania, uwzględnienia kosztów w księgach rachunkowych oraz powiadomienia o wprowadzonych zmianach biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub badał.

Wymóg zmiany sprawozdania nie wystąpi jednak, gdy duplikaty dotyczące nieznanych wcześniej kosztów wpłyną do jednostki już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Koszty takie zwiększą wówczas koszty roku obrotowego, w którym otrzymano te duplikaty, zapisem: Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", Ma konto 21 lub 24.