Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (775) z dnia 10.07.2012

Wybrane operacje gospodarcze w spółce komandytowej

1. Ewidencja wynagrodzeń pracowników i składek ZUS obciążających pracowników

Jesteśmy spółką komandytową. Prosimy o przykładową ewidencję wynagrodzeń pracowników oraz składek ZUS.

Wynagrodzenie jest to należność przysługująca pracownikowi za wszelkie prace wykonane przez niego na rzecz przedsiębiorstwa w ramach np. umowy o pracę. Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Wynagrodzenia pracownicze wraz z obciążającymi pracodawcę składkami ZUS zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ewidencjonuje na podstawie listy płac - na koncie 40 "Koszty według rodzajów" - w podziale na konta:

• 40-4 "Wynagrodzenia",
   
• 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia".

W jednostkach prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 5, koszty wynagrodzeń i składek ZUS obciążają odpowiednie konto w zespole 5. Przy ewidencji wynagrodzeń oraz składek ZUS obciążających pracodawcę obowiązuje metoda memoriału, określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że wynagrodzenia jako koszt należy ująć w okresie, którego dotyczą, bez względu na termin ich wypłaty.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka komandytowa naliczyła pracownikowi działu administracji wynagrodzenie w kwocie: 3.100 zł za pracę wykonaną w czerwcu 2012 r.

2. Rozliczenie podatkowo-składkowe przedstawia się następująco:

a) składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracownika:

3.100 zł × 13,71% = 425,01 zł,

b) składka na ubezpieczenie zdrowotne:

• do pobrania: 2.674,99 zł × 9% = 240,75 zł,
   
• do odliczenia od podatku: 2.674,99 × 7,75% = 207,31 zł,

c) podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy (po zaokrągleniu):

3.100 zł - 111,25 zł - 425,01 zł = 2.564 zł,

d) zaliczka na podatek do pobrania (po zaokrągleniu):

2.564 zł × 18% - 46,33 zł - 207,31 zł = 208 zł,

e) do wypłaty: 2.226,24 zł.

3. Składki finansowane przez pracodawcę wyniosły: 628,68 zł, według wyliczenia:

a) składka emerytalna: 3.100 zł × 9,76% = 302,56 zł,

b) składka rentowa: 3.100 zł × 6,50% = 201,50 zł,

c) składka wypadkowa: 3.100 zł × stawka przykładowa 1,47% = 45,57 zł,

d) składka na FP: 3.100 zł × 2,45% = 75,95 zł,

e) składka na FGŚP: 3.100 zł × 0,10% = 3,10 zł.

4. Spółka rozlicza koszty na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Należy jednak zaznaczyć, że nie wszystkie wynagrodzenia mogą obciążać koszty podstawowej działalności operacyjnej. W przypadku pracowników zatrudnionych bezpośrednio przy budowie środków trwałych, wartość należnych im wynagrodzeń - wraz z naliczonymi od nich składkami ZUS - zalicza się do kosztów wytworzenia budowanych obiektów i tym samym wynagrodzenia te wraz z narzutami zwiększają wartość początkową środków trwałych. Nie podlegają więc księgowaniu bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej, lecz obciążają konto 08 "Środki trwałe w budowie". Ujmuje się je wówczas zapisem:

1) wynagrodzenia brutto: Wn konto 08, Ma konto 23-0,

2) składki ZUS obciążające pracodawcę: Wn konto 08, Ma konto 22.

2. Wydatki związane z ogólnym funkcjonowaniem spółki komandytowej

Spółka komandytowa otrzymała faktury z tytułu zakupu materiałów biurowych, opłat za telefon, czynszu za najem pomieszczeń. Jak zaksięgować te faktury?

Wymienione w pytaniu wydatki związane są z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Zaliczyć je więc należy do kosztów działalności operacyjnej. W księgach rachunkowych do ewidencji kosztów działalności operacyjnej stosuje konta zespołu 4. Wydatki na zakup materiałów biurowych ujmuje się na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", zaś usługi telekomunikacyjne i czynsz z tytułu najmu pomieszczeń na koncie 40-2 "Usługi obce".

W jednostkach prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 5 wydatki związane z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa zalicza się generalnie w ciężar konta 55 "Koszty zarządu".

W spółce komandytowej prowadzącej ewidencję kosztów jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5 operacje gospodarcze, o których mowa w pytaniu, można zaksięgować zapisem:

Przykład

I. Założenia:

W czerwcu 2012 r. do spółki komandytowej wpłynęła faktura za zakup materiałów biurowych na kwotę: 492 zł, w tym VAT: 92 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

3. Rozrachunki ze wspólnikami w spółce komandytowej

Jaką rolę w spółce komandytowej spełnia konto "Rozrachunki ze wspólnikami"?

Konto "Rozrachunki ze wspólnikami" w spółce osobowej (tu: komandytowej) utworzone w ramach konta 24 "Pozostałe rozrachunki" służy do ewidencji rozliczeń pomiędzy spółką, a wspólnikami, która obejmuje rozrachunki z tytułu:

• deklarowanych w umowie, należnych na poczet kapitału wkładów pieniężnych i rzeczowych,
   
• zaliczkowych wypłat gotówkowych na poczet zysku brutto,
   
• rozliczenia wyniku finansowego (zysku lub straty) brutto.

Operacje związane z wniesieniem zadeklarowanego w umowie spółki wkładu pieniężnego lub rzeczowego księguje się zapisem:

Konto "Rozrachunki ze wspólnikami" w spółce komandytowej może służyć również do prowadzenia rozrachunków ze wspólnikami niezwiązanych ze zmianami w kapitale własnym spółki. Dlatego do tego konta wskazane jest tworzyć konta szczegółowe i ujmować rozrachunki z każdym ze wspólników z osobna na koncie analitycznym nazwanym przykładowo "Rozrachunki ze wspólnikami z innych tytułów niż kapitał własny". Wyodrębnienie tych rozrachunków jest konieczne, zwłaszcza dla odróżnienia należności i zobowiązań wynikających z rozrachunków ze wspólnikami, które mają charakter przejściowy (np. zaliczki na sfinansowanie potrzebnych zakupów i usług na rzecz spółki), od tych które w sposób trwały (np. zaliczki na poczet zysku) powodują zmiany w kapitale własnym spółki. Ponadto, jeśli spółka zrezygnuje z wyodrębnienia organizacyjnego i księgowego kasy własnej na koncie 10 "Kasa", to na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki ze wspólnikami z innych tytułów niż kapitał własny) będzie księgować pobieranie przez wspólników zaliczek gotówkowych z rachunku bankowego lub przyjmowanie przez nich zapłaty od kontrahentów i odprowadzanie gotówki na rachunek bankowy spółki.

Ewidencja wypłaconych wspólnikom w ciągu roku zaliczek do rozliczenia z przeznaczeniem na opłacenie gotówką, może przebiegać następująco:

1) zaliczka pobrana na koszty podróży służbowych, wydatki na potrzeby administracyjno-biurowe spółki:

a) wypłata gotówki z konta spółki: Wn konto 24, Ma konto 13-0,

b) rozliczenie np. kosztów podróży służbowej: Wn konto 40-6 lub konto zespołu 5, Ma konto 24,

2) zaliczka pobrana na zakup materiałów, towarów, usług i wyposażenia przeznaczonych na potrzeby spółki:

a) wypłata gotówki z konta spółki: Wn konto 24, Ma konto 13-0,

b) rozliczenie zakupu np. materiałów biurowych:

• wartość brutto zakupu: Wn konto 30, Ma konto 24,
   
• VAT podlegający odliczeniu: Wn konto 22-1, Ma konto 30,
   
• wartość netto zakupu: Wn konto 40-1 lub konto 55, Ma konto 30,

3) zaliczka pobrana na koszty postępowania sądowego, lokalnych podatków i opłat o charakterze podatkowym:

a) wypłata gotówki z konta spółki: Wn konto 24, Ma konto 13-0,

b) uiszczenie opłaty: Wn konto 40-3 lub konto zespołu 5, Ma konto 24,

4) zaliczka pobrana na wynagrodzenia wypłacone pracownikom spółki:

a) wypłata gotówki z konta spółki: Wn konto 24, Ma konto 13-0,

b) wypłata wynagrodzeń: Wn konto 23-0, Ma konto 24.

W celu zapewnienia właściwej bieżącej kontroli pobranych przez wspólników zaliczek gotówkowych oraz zdyscyplinowania wspólników do rozliczenia się z tych zaliczek, wskazane jest określenie sposobu dokumentowania opłaconych z zaliczki wydatków oraz określenie terminu, w którym osoby pobierające gotówkę mają się z niej rozliczyć. Wszystkie nierozliczone wypłaty (w tym pobrane przez wspólników zaliczki gotówkowe), stanowiące saldo konta 24, powinny na dzień bilansowy zostać poddane analizie i ocenie w celu stwierdzenia czy nie mają one charakteru wypłat na poczet udziału w zysku spółki (wypłat o charakterze trwałym). Są to między innymi zapłaty ze środków spółki za zobowiązania prywatne wspólników oraz środki pobrane z kasy lub rachunku firmowego na potrzeby osobiste wspólników.

Charakter przejściowy mają te należności i zobowiązania, które podlegają rozliczeniu w następnych okresach rozliczeniowych, np. wypłacone zaliczki na koszty podróży służbowych wspólników oraz na zakup materiałów i towarów, a także uregulowane bezpośrednio przez wspólników zobowiązania wobec kontrahentów spółki. Rozrachunki o charakterze przejściowym pozostawia się na koniec roku na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" - jako kwoty do rozliczenia. W zależności od tego czy są to należności (saldo Wn), czy też zobowiązania (saldo Ma), wykazuje się je w bilansie w pozycji:

a) B.II.2. lit. c) aktywów, jako "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek - inne",

b) B.III.2. lit. i) pasywów, jako "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek - inne".

Rozrachunki o charakterze trwałym, uznane za zgodą wszystkich wspólników za zaliczki na poczet zysku spółki, na koniec roku obrotowego obciążają konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego", zapisem: Wn konto 82, Ma konto 24. Można także różnice trwałe pozostawić na koncie 24, bez przeksięgowania ich na dzień bilansowy na konto 82.

Należy jednak pamiętać, iż niezależnie od tego czy rozrachunki o charakterze trwałym zostaną na dzień bilansowy przeksięgowane na konto rozliczenia wyniku finansowego, czy też pozostaną na koncie rozrachunkowym, saldo debetowe odpowiednio konta 82 lub 24 - jako stan należności spółki od wspólników - wykazuje się ze znakiem minus w pasywach bilansu w pozycji:

a) A.IX. "Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)" - do wysokości wypracowanego zysku,

b) A.II. "Należne wpłaty na kapitał podstawowy (wielkość ujemna)" - w kwocie przewyższającej wypracowany zysk.

Dzięki temu wartość kapitału podstawowego wykazywanego w pozycji A.I pasywów jest wartością wynikającą z umowy spółki, a dopiero łączna wartość kapitałów własnych jest skorygowana o wypłacone w ciągu roku zaliczkowo kwoty.