Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 19 (331) z dnia 1.10.2012

Szczepienia przeciw grypie w ewidencji księgowej

1. Opodatkowanie i oskładkowanie szczepień ochronnych dla pracowników

Wartość otrzymanego nieobowiązkowego świadczenia w postaci szczepienia przeciw grypie stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 updof. Zgodnie z tym przepisem przychodem u pracownika są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze, bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, w tym również świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych.

Sfinansowanie pracownikom świadczeń w postaci szczepień przeciw grypie nie korzysta również ze zwolnienia z podatku dochodowego, ponieważ pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikom tego rodzaju świadczeń. Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Wartość szczepienia należy zatem doliczyć do przychodów pracownika uzyskanych w danym miesiącu ze stosunku pracy i od całości przychodów pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Sfinansowane przez pracodawcę szczepienia przeciw grypie dla pracowników stanowią również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Powyższe wynika z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Wartość szczepień może być wyłączona ze składek ZUS na mocy § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W świetle tego przepisu, podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Dlatego też, jeżeli uprawnienie do otrzymania świadczenia w postaci szczepienia przeciw grypie będzie wynikało z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, i pracownik będzie ponosił za nie częściową odpłatność, to wartość tego świadczenia zostanie wyłączona z oskładkowania.

2. Ewidencja wydatków na szczepienia ochronne pracowników

Wydatki poniesione na szczepienia ochronne pracowników przeciw grypie jednostka ujmuje w księgach rachunkowych w kosztach działalności operacyjnej na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiednim koncie zespołu 5. Podstawą do ujęcia tego wydatku w ciężar kosztów jest faktura VAT otrzymana od zakładu opieki zdrowotnej.

Wartość wykonanej usługi (tj. zakup szczepionki, igły, strzykawki i wykonanie szczepienia) ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

Z kolei zaliczenie usługi w ciężar kosztów działalności operacyjnej ujmuje się zapisem:

W ewidencji księgowej pominięto podatek od towarów i usług, ponieważ usługi szczepień ochronnych zawierają się w pojęciu opieki medycznej i w związku z tym, korzystają ze zwolnienia od tego podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT.

Jak już wcześniej wspomniano, sfinansowane przez pracodawcę świadczenie dla pracownika w postaci szczepienia przeciw grypie stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy oraz podstawę wymiaru składek ZUS. Kwotę miesięcznego przychodu pracownika powiększa się więc o to świadczenie i od takiej podstawy oblicza składki ZUS oraz potrąca podatek dochodowy. Zatem ewidencja księgowa świadczenia w postaci szczepienia odbywa się razem z wynagrodzeniem za pracę.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. w ramach podpisanej umowy o świadczenie usług medycznych z zakładem opieki zdrowotnej zapewniła swoim pracownikom szczepienia przeciw grypie. Otrzymana faktura za wykonanie szczepień wynosiła: 525 zł. Cena jednego szczepienia to: 35 zł.

2. Wartość szczepienia jednostka doliczyła pracownikom do wynagrodzenia za wrzesień 2012 r. i od tego przychodu naliczyła składki ZUS oraz podatek dochodowy.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym.

4. Rozliczenie składkowo-podatkowe na przykładzie pracownika "X" z uwzględnieniem świadczenia w formie szczepienia było następujące:

5. W przykładzie pominięto zapis dotyczący składek ZUS obciążających pracodawcę.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: