Wydatki na założenie strony internetowej w księgach rachunkowych

Jak zaksięgować otrzymaną fakturę za opracowanie strony internetowej dla naszej firmy oraz drugą fakturę za utrzymanie tej strony uregulowaną za cały rok z góry? Strona ma służyć promocji i reklamie naszych usług.

Obecnie nie trzeba już przekonywać żadnego przedsiębiorcy jak ważne jest posiadanie swojej strony internetowej. Stanowi ona bowiem najczęściej reklamę i wizytówkę firmy. Założenie strony internetowej wiąże się z zakupem domeny, zarejestrowaniem miejsca na serwerze zewnętrznym (tzw. hosting) i wprowadzeniem treści oraz elementów graficznych strony. Domena to niepowtarzalna nazwa, pod którą strona internetowa będzie funkcjonować w internecie, zazwyczaj powinna być prosta, łatwa do zapamiętania i kojarzyć się z przedmiotem działalności, bądź nazwą firmy. Domenę rejestruje się na rok. W następnych latach, aby można z niej było korzystać, sukcesywnie przedłuża się jej ważność, uiszczając stosowną opłatę. Kolejny etap założenia strony internetowej to zarezerwowanie miejsca na zewnętrznym serwerze (tzw. hosting) w celu udostępnienia domeny oraz treści zawartych na stronie (tzn. tekstów i elementów graficznych) w internecie przez całą dobę. Wiąże się to z opłatami, które zazwyczaj wnosi się za cały rok z góry lub w miesięcznej stałej kwocie. Z kolei opracowanie strony internetowej (jej treści i grafiki) to jednorazowy wydatek.

Zwracamy uwagę, że wydatków na zakup usługi polegającej na budowie strony internetowej, mającej służyć promocji i reklamie własnych usług, która obejmuje jej zaprojektowanie, utworzenie i wdrożenie, nie uznaje się za wartości niematerialne i prawne. Podobnie jest w przypadku domeny. Również według organów podatkowych wydatki na nabycie prawa do stron internetowych związanych z domenami internetowymi nie stanowią wartości niematerialnej i prawnej. Wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia. Takie stanowisko zajął np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28 stycznia 2011 r., nr IBPBI/2/423-1549/10/MO.

W niektórych przypadkach wraz z wytworzeniem strony internetowej może jednak dojść do przeniesienia praw autorskich. Zdaniem organów podatkowych, jeśli nabyte prawa autorskie spełniają warunki określone dla wartości niematerialnych i prawnych, tzn. zostały nabyte na okres dłuższy niż rok i będą wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością, to poniesione na ich nabycie nakłady powinny zostać odniesione w koszty poprzez odpisy amortyzacyjne. Potwierdzenie takiego stanowiska znajduje się przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 26 listopada 2010 r., nr IBPBI/2/423-1146/10/JD.

Również dla celów bilansowych, jeśli nabyciu strony internetowej towarzyszyć będzie przeniesienie autorskich praw majątkowych, to wskazane jest utworzyć wartość niematerialną i prawną i dokonywać od niej odpisów amortyzacyjnych.

Zasadniczo jednak, w większości przypadków usługę polegającą na utworzeniu strony internetowej firmy ujmuje się w księgach rachunkowych bezpośrednio w ciężar kosztów okresu, którego dotyczy, to znaczy z uwzględnieniem zasad memoriału i współmierności (zob. art. 6 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości).

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. otrzymała fakturę za wykonanie strony internetowej z uwzględnieniem jej własnych pomysłów na kwotę brutto: 2.583 zł (w tym VAT: 483 zł).

2. Jednostka opłaciła również fakturę, na którą składały się opłaty za:

a) domenę za okres od 1 czerwca 2013 r. do 31 maja 2014 r. w kwocie brutto: 246 zł (w tym VAT: 46 zł),

b) hosting (najem serwera) za taki sam okres co domena, w kwocie brutto: 369 zł (w tym VAT: 69 zł).

3. Spółka zgodnie ze swoją polityką rachunkowości prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym i sporządza porównawczy rachunek zysków i strat, a koszty usług obcych księguje bezpośrednio na kontach zespołu 4 z pominięciem konta 30 "Rozliczenie zakupu".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Zwracamy uwagę, że w odniesieniu do kosztów rozliczanych w czasie, w tym przypadku kosztów najmu serwera oraz utrzymania domeny, jednostka w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości może zastosować uproszczenie, jeżeli nie wywrze to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego tej jednostki. Uproszczenie w zakresie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów może polegać na jednorazowym odpisie tych kosztów w ciężar kosztów działalności operacyjnej w miesiącu ich poniesienia. Przy czym koszty, które obejmują okres dwóch lat obrotowych rozlicza się proporcjonalnie do tych dwóch lat.

Niemniej uproszczenia tego rodzaju mogą mieć zastosowanie tylko w odniesieniu do wydatków niewielkich lub pojedynczych. Gdyby w jednostce występowała większa ilość wydatków kwalifikujących się do rozliczania w czasie z różnych tytułów (tj. również innych niż wymienione powyżej), to istnieje zagrożenie, że w sumie wszystkie razem mogą stanowić kwoty, których odniesienie bezpośrednio w koszty - bez rozliczania ich w czasie - może zniekształcić wynik finansowy jednostki.