Wydatki marketingowe w ewidencji księgowej

Na jakim koncie kosztów księgować koszty reklamy?

Koszty reklamy w księgach rachunkowych zalicza się do kosztów operacyjnych jednostki. Ujmuje się je na koncie 40 "Koszty według rodzajów" i (lub) koncie zespołu 5. W praktyce najczęściej koszty reklamy księguje się na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" jako odrębnie wydzielone konto analityczne do konta 40-6, bądź na osobno utworzonym koncie 40-7 "Koszty reklamy". Można również ujmować koszty reklamy na innych kontach kosztów rodzajowych, na przykład na koncie 40-2 "Usługi obce" - w przypadku zakupu usług reklamy, czy na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii" - gdy jednostka przekaże materiały na cele reklamy. Jednostki, które prowadzą ewidencję kosztów na kontach zespołu 5, koszty reklamy ujmują na koncie 52-7 "Koszty sprzedaży". Gdy jednostka nie wyodrębnia w swoim planie kont kosztów sprzedaży, koszty reklamy ujmuje na koncie 55 "Koszty zarządu".

Przykład

I. Założenia:

1. Przedsiębiorstwo handlowe zamówiło w agencji reklamowej wydruk i kolportaż gazetek promocyjnych, dotyczących sprzedawanych przez jednostkę artykułów AGD i RTV. Faktura za wykonane usługi reklamy wyniosła: 2.091 zł, w tym VAT: 391 zł.

2. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, a zakup usług na potrzeby reklamy ujmuje na koncie 40-2 oraz równolegle na koncie 52-7.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Zwracamy uwagę, że dla celów VAT czynnością niepodlegającą opodatkowaniu jest przekazanie kontrahentom drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, stanowiących prezenty o małej wartości. Wyłączone z opodatkowania jest również przekazanie materiałów niespełniających definicji prezentu o małej wartości, jeśli przedmioty te nie mają dla kontrahenta wartości użytkowej, np. katalog, ulotka czy gazetka promocyjna.

Więcej na ten temat można przeczytać w artykule pt. "Materiały reklamowe i informacyjne a VAT" opublikowanym w Poradniku VAT nr 12 z 20 czerwca 2013 r.

Czy koszty reklamy, takie jak na przykład udział w targach opłacony w bieżącym okresie, a dotyczący targów, które odbędą się za pół roku trzeba rozliczać w czasie, czy można księgować jednorazowo w ciężar kosztów?

Generalnie koszty reklamy zwiększają koszty okresu, w którym zostały poniesione. Należy jednak zauważyć, że nie zawsze kampania reklamowa jest prowadzona w roku, w którym poniesiono koszty, na przykład opłata za uczestnictwo w targach czy roczna reklama na portalu internetowym. Może również wystąpić sytuacja, że koszty reklamy zostaną poniesione w tym samym roku, w którym odbędzie się kampania reklamowa, ale dotyczą produktów, które wejdą na rynek w roku następnym. Czy w tych przypadkach koszty reklamy zwiększają koszty okresu, w którym zostały poniesione? Z prośbą o wyjaśnienie tej kwestii zwróciliśmy się do Ministerstwa Finansów, które w piśmie z 1 października 2012 r. odpowiedziało:

"(…) gdy koszty reklamy są ponoszone w 2012 r., i w tym roku ma miejsce kampania reklamowa, która dotyczy wyrobów gotowych sprzedawanych w 2013 r., koszty reklamy będą kosztami roku 2012. Inaczej sytuacja będzie wyglądała, gdy koszty reklamy zostały poniesione w 2012 r., a usługa reklamy będzie wykonana w roku 2013 (np. targi), wówczas będą obowiązywały regulacje art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (…), w myśl których jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (…)".

Uwzględniając wyjaśnienie Ministerstwa Finansów wszelkie wydatki poniesione w 2013 r. na kampanię reklamową, która odbyła się w tym samym roku (nawet, jeśli wydatki te dotyczą wyrobów, które dopiero będą produkowane), stanowią koszty roku bieżącego. Z kolei usługi reklamy, które będą realizowane w kolejnych latach, rozlicza się w czasie. W tym celu poniesione w bieżącym roku koszty reklamy odnosi się na konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Do kosztów działalności operacyjnej zostaną one zaliczone dopiero w roku ich wykonania. Przy czym zasady rozliczania w czasie kosztów reklamy powinny być analogiczne, jak innych kosztów dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka "X" w 2013 r. przelała kwotę: 3.567 zł tytułem udziału w targach, które odbędą się w lutym 2014 r. W listopadzie otrzymała fakturę od organizatora targów na kwotę brutto: 3.567 zł, w tym VAT: 667 zł.

2. Spółka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4 i 5. Koszty reklamy odnosi na konto 40-7 "Koszty reklamy" oraz w ciężar konta 55 "Koszty zarządu".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jednostka ustaliła, że w następnym roku obrotowym koszty udziału w targach rozliczy jednorazowo w miesiącu wykonania usługi. W opinii jednostki poniesiony koszt nie jest bowiem kwotą istotną. Oznacza to, że w księgach lutego 2014 r. kwotę: 2.900 zł zaksięguje zapisem: Wn konto 55, Ma konto 64-0.

Sponsoring należy do tzw. umów nienazwanych, których polskie przepisy prawne nie regulują. W praktyce sponsoring stanowi umowę, na podstawie której jedna ze stron (sponsor) zobowiązuje się do przekazania na rzecz drugiej strony (sponsorowanego) określonych środków pieniężnych, towarów, własnych wyrobów bądź usług w zamian za określone działania o charakterze promocyjno-reklamowym ze strony sponsorowanego, w tym na przykład zamieszczenie nazwy sponsora na ulotkach, plakatach, liście sponsorów, umieszczania logo sponsora w widocznych miejscach, rozpowszechnianie informacji o produktach, towarach lub usługach sprzedawanych przez sponsora, używanie sprzętu, ubrań i innych przedmiotów z logo sponsora, publikacji podziękowań.

Umowa sponsoringu ma najczęściej formę umowy dwustronnie zobowiązującej (wzajemnej), co oznacza, że obie strony zobowiązują się do określonych działań, których wynikiem są obustronne korzyści. W literaturze przedmiotu taką umowę określa się jako tzw. sponsoring właściwy. Sponsor uzyskuje możliwość promocji swojej firmy i produktów, a sponsorowany otrzymuje finansowe bądź rzeczowe wsparcie. Umowa sponsoringu właściwego zakłada ekwiwalentność świadczeń, dlatego też z umowy powinno wynikać jaką wartość mają te świadczenia oraz, że są to świadczenia wzajemne.

Realizację wzajemnych świadczeń w ramach umowy sponsoringu strony umowy dokumentują wystawionymi fakturami. Przy czym w przypadku, gdy jest to sponsoring finansowy, czyli gdy sponsor przekazuje na rzecz sponsorowanego środki pieniężne, fakturę dokumentującą świadczenie usługi reklamowej wystawia wyłącznie sponsorowany. W przypadku sponsoringu rzeczowego faktury wystawia zarówno sponsor, jak i sponsorowany (sponsor - przekazanie towarów, wyrobów lub usług, a sponsorowany - świadczenie usługi reklamowej).

Zwracamy uwagę, że gdy sponsorowanym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to sponsor nie otrzyma faktury za wykonane usługi reklamowe. W tym przypadku księgowania po stronie sponsora odbywać się będą w oparciu o sporządzoną umowę sponsoringu. Ewidencję księgową umów sponsoringu właściwego w księgach sponsora przedstawiono w dalszej części opracowania na przykładach liczbowych.

Dodajmy, iż w praktyce występują także umowy sponsoringu o charakterze jednostronnym, tzw. sponsoring niewłaściwy. W takim przypadku sponsor nie otrzymuje żadnego świadczenia od sponsorowanego lub wartość otrzymanego w zamian świadczenia jest niższa od kwoty wyłożonej przez sponsora. Wydatek sponsora w części przekraczającej świadczenie wzajemne może zostać uznany za darowiznę, co wiązać się będzie z określonymi konsekwencjami w świetle prawa podatkowego.

Przykład

Sponsoring finansowy

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. "ACL" (sponsor) zawarła umowę sponsoringu, w ramach której przekazała sponsorowanemu na rachunek kwotę: 10.455 zł. Strony ustaliły, iż wartość wzajemnych świadczeń będzie ekwiwalentna.

2. W zamian za otrzymaną kwotę sponsorowany (spółka z o.o. "X") zobowiązany był do świadczenia usług reklamy na rzecz firmy "ACL", tj. zamieszczania jej nazwy na ulotkach, plakatach, liście sponsorów. Wartość usług reklamowych wynikająca z faktury wynosiła: 10.455 zł, w tym VAT: 1.955 zł.

3. Spółka z o.o. "ACL" prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym, a koszty reklamy księguje na koncie analitycznym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Sponsoring rzeczowy

I. Założenia:

1. Spółka "ABC" zawarła umowę sponsoringu z organizatorem akcji ekologicznej. Za przekazanie swoich towarów na nagrody dla uczestników tej imprezy, jej organizator (firma "CDB") zobowiązał się do umieszczania logo sponsora w widocznych miejscach (na plakatach, ulotkach reklamowych). Na przekazane na rzecz sponsorowanego towary spółka "ABC" wystawiła fakturę w kwocie: 4.920 zł, w tym VAT: 920 zł.

2. Strony w umowie ustaliły, że wartość wzajemnych świadczeń jest ekwiwalentna. Faktura za wykonane usługi reklamy na rzecz sponsora przez firmę "CDB" opiewała na kwotę: 4.920 zł, w tym VAT: 920 zł.

3. Spółka "ABC" prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym i ujmuje koszty reklamy na osobnym koncie 40-7 "Koszty reklamy".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: