Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 15 (375) z dnia 1.08.2014

Faktura za abonament i usługi telekomunikacyjne, dotycząca kilku miesięcy w roku obrotowym

Na początku czerwca spółka otrzymała fakturę za usługi telekomunikacyjne wystawioną w maju 2014 r., dotyczącą abonamentu za okres od 25 maja 2014 r. do 24 czerwca 2014 r. i połączeń za okres od 25 kwietnia 2014 r. do 24 maja 2014 r. Jak zaksięgować powyższą fakturę?

1. Zasady ewidencji faktur kosztowych na przełomie okresów sprawozdawczych

Określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości zasada memoriału mówi co prawda o roku obrotowym, jednak wskazane jest ją stosować do każdego okresu sprawozdawczego. Przypomnijmy, że – w świetle art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości – okresem sprawozdawczym jest okres, za który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych.

Przy ustalaniu okresu sprawozdawczego uwzględnia się obowiązek jednostki związany z ustalaniem comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, sporządzanie deklaracji związanych z rozliczaniem VAT, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane na koniec miesiąca. Dlatego w praktyce jednostki najczęściej przyjmują za okres sprawozdawczy jeden miesiąc (może być to również kwartał lub inny okres wybrany przez jednostkę).

Jednostka powinna zatem rozliczyć wynikające z otrzymanej faktury koszty usług telekomunikacyjnych (połączenia i abonament) proporcjonalnie, odnosząc je w koszty poszczególnych miesięcy, których dotyczą.

Generalnie, w przypadku gdy koszty dotyczą przyszłych okresów, jednostka powinna dokonać czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (por. art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Jeżeli jednak w ocenie jednostki kwota dotycząca połączeń i abonamentu nie jest istotna i nie wywiera ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz na wynik finansowy, to jednostka ta może skorzystać z uproszczenia określonego w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i zaksięgować koszty tych usług w ciężar tylko jednego okresu sprawozdawczego (np. tego miesiąca, w którym wystawiono fakturę). Postępowanie takie powinno jednak wynikać z przyjętych zasad polityki rachunkowości jednostki i być stosowane w sposób ciągły.

Co istotne, jeśli faktura wpłynie do jednostki już po zamknięciu ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, którego dotyczy, to jednostka może ująć tę fakturę w księgach rachunkowych okresu, w którym ją otrzymała.

Warto także przypomnieć, iż prawo do odliczenia VAT naliczonego od nabywanych usług telekomunikacyjnych powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do tych usług powstał obowiązek podatkowy (por. art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). W przypadku usług telekomunikacyjnych obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (por. art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT).

Należy przy tym pamiętać o zastrzeżeniu określonym w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, z którego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Oznacza to, że w przypadku nabycia usługi telekomunikacyjnej prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma fakturę. Przy czym, gdyby podatnik nie dokonał odliczenia kwoty podatku naliczonego w wyżej określonym terminie, to może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (por. art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

2. Koszty usług dotyczące przyszłych okresów rozliczane w czasie

Przykład

I. Założenia:

1. Na początku czerwca 2014 r. jednostka otrzymała fakturę za usługi telekomunikacyjne, wystawioną 26 maja 2014 r. na kwotę: 454,04 zł (w tym VAT: 84,90 zł). Z faktury wynika, iż obejmuje ona abonament (270,76 zł netto) za okres: 25.05.2014 r.–24.06.2014 r. i połączenia (98,38 zł netto) za okres: 25.04.2014 r.–24.05.2014 r.

2. Według polityki rachunkowości, jednostka usługi telekomunikacyjne (abonament i połączenia) rozlicza proporcjonalnie i odnosi w koszty miesiąca, którego dotyczą, za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Przy czym ewidencję kosztów prowadzi tylko na kontach zespołu 4.

3. Rozliczenie abonamentu:

a) koszty maja 2014 r.: (270,76 zł : 31 dni) × 7 dni maja = 61,14 zł,

b) koszty czerwca 2014 r.: (270,76 zł : 31 dni) × 24 dni czerwca = 209,62 zł.

4. W związku z tym, iż połączenia obejmują część kwietnia 2014 r., za który księgi są już zamknięte, koszty połączeń w całości odniesiono w koszty maja 2014 r.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach maja 2014 r.

B. Zapisy w księgach czerwca 2014 r.

3. Uproszczona ewidencja kosztów usług telekomunikacyjnych

Przykład

I. Założenia:

Założenia analogiczne jak w przykładzie poprzednim, przy czym koszty usług telekomunikacyjnych (połączeń i abonamentu) jako nieistotne odnoszone są w całości w koszty miesiąca, w którym wystawiono fakturę.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: