A A A

Gazeta Podatkowa nr 33 (1283) z dnia 25.04.2016

Ujęcie w księgach wydatków regulowanych kartami płatniczymi

Jednostki powszechnie stosują karty płatnicze. Dzięki nim można dokonywać płatności bez wykorzystania gotówki. Data zapłaty kartą z reguły jest wcześniejsza od daty otrzymania potwierdzenia rozchodu środków pieniężnych z rachunku bankowego. W zasadach (polityce) rachunkowości jednostka powinna wskazać sposób ujmowania tych transakcji w księgach rachunkowych.

Za pośrednictwem kart płatniczych można np. regulować zobowiązania pieniężne, wyrażone zarówno w złotych, jak i w walucie obcej. Na dzień ujęcia w księgach rachunkowych transakcji dokonanej kartą płatniczą jednostka może nie otrzymać wyciągu bankowego dokumentującego rozchód środków pieniężnych z rachunku z tytułu tej zapłaty. Dlatego płatności dokonywane kartami płatniczymi jednostki mogą ewidencjonować za pośrednictwem np. konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze" lub konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie transakcji kartami płatniczymi - numer karty). Konta te wykazują salda z tytułu płatności kartą do momentu ich rozliczenia, które następuje na podstawie wyciągu bankowego potwierdzającego rozchód danej kwoty z rachunku. Wybór sposobu ujmowania transakcji regulowanych kartami płatniczymi należy do jednostki i powinien zostać opisany w przyjętych przez nią zasadach (polityce) rachunkowości.

Zobowiązania opłacane firmową kartą

Jeżeli jednostka posiada firmowe karty płatnicze i dokonuje nimi płatności za zobowiązania, to odpowiednia informacja na ten temat jest zamieszczana na fakturze, rachunku lub innym dowodzie. Fakturę opłaconą za pośrednictwem firmowej karty płatniczej w księgach rachunkowych ujmuje się na zasadach ogólnych zapisem:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto

- Wn różne konta,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Jeśli za zakupy firmowe zapłacono kartą płatniczą, to konto rozrachunkowe z dostawcą nie powinno wykazywać salda z tego tytułu. Z tego względu należy dokonać przeksięgowania danego zobowiązania zapisem:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie transakcji kartami płatniczymi - numer karty).

Konto 13-9 lub 24 będzie wykazywało saldo do momentu rozliczenia przez bank zapłaty dokonanej kartą płatniczą. Ewidencja księgowa wyciągu bankowego dokumentującego obciążenie rachunku wartością uregulowanego zobowiązania przebiega zapisem:

- Wn konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie transakcji kartami płatniczymi - numer karty),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Wydatki regulowane prywatną kartą

Zdarza się, że zobowiązania firmowe są regulowane prywatnymi kartami pracowników lub właścicieli albo wspólników. W takim przypadku fakturę ujmuje się na zasadach ogólnych. Natomiast wartość zapłaconego zobowiązania, jeśli zostało ono uregulowane prywatną kartą pracownika, przeksięgowuje się zapisem:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Ewidencja księgowa zwrotu wydatkowanej przez pracownika kwoty może przebiegać następująco:

a) jeśli zwrotu dokonano na rachunek bankowy pracownika

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący",

b) gdy wydatkowaną kwotę zwrócono mu gotówką z kasy

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 10 "Kasa".

Zdarza się, że płatności za firmowe wydatki dokonuje właściciel lub jeden ze wspólników prywatną kartą (przykład 1). Wówczas przeksięgowania uregulowanej przez niego kwoty należy dokonać zapisem:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem lub Konto imienne wspólnika).

Natomiast zwrot tej kwoty może zostać ujęty następująco:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem lub Konto imienne wspólnika),

- Ma konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Płatności dokonywane kartą walutową

Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze, zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

Podczas zagranicznych podróży służbowych wydatki wyrażone w walucie obcej mogą być regulowane kartą płatniczą. W przypadku gdy jednostka posiada tylko rachunek złotówkowy, to bank dokonuje obciążenia rachunku i rozliczenia operacji zapłaty za pośrednictwem karty płatniczej po obowiązującym kursie danej waluty obcej w dniu rozliczenia tej transakcji. W takiej sytuacji przeliczenie kwoty zapłaty w walucie obcej na złote będzie odbywało się po kursie sprzedaży banku, czyli po kursie faktycznie zastosowanym. Z kolei koszty podróży służbowych wyrażone w walucie obcej zasadniczo przelicza się według kursu średniego ogłoszonego przez NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia tych kosztów. Ze względu na to, że kurs przyjęty do przeliczenia kosztów podróży służbowej wyrażonych w walucie obcej z reguły różni się od kursu zastosowanego przez bank do rozliczenia płatności kartą, powstają różnice kursowe. Zalicza się je w zależności od ich charakteru do przychodów finansowych lub do kosztów finansowych (art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Dodatnie różnice kursowe z tytułu rozliczenia płatności dokonanych kartą można ująć zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie transakcji kartami płatniczymi - numer karty),

- Ma konto 75-0 "Przychody finansowe".

Ewidencja księgowa ujemnych różnic kursowych z tego tytułu może być następująca:

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie transakcji kartami płatniczymi - numer karty).

Natomiast w przypadku, gdy jednostka posiada rachunek walutowy, to przeliczenia kwoty wydatków w walucie obcej uregulowanej kartą płatniczą dokonuje na zasadach określonych w art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości (przykład 2).

Przykład 1

Założenia

Właściciel firmy zakupił materiały biurowe. Z faktury dokumentującej to nabycie wynika, że ich wartość brutto wyniosła 738 zł (w tym VAT 138 zł).
Za zakupione materiały biurowe właściciel zapłacił prywatną kartą płatniczą.
Zwrotu wydatkowanej przez właściciela kwoty dokonano na jego prywatny rachunek bankowy.
Koszty działalności operacyjnej jednostka rozlicza tylko na kontach zespołu 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura dokumentująca nabycie materiałów biurowych:
a) wartość brutto	738 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	138 zł	22-2	30
c) wartość netto	600 zł	40	30
2. PK - przeksięgowanie zobowiązania:	738 zł	21	24
3. WB - zwrot wydatkowanej przez właściciela kwoty:	738 zł	24	13-0

Księgowania

Ujęcie w księgach wydatków regulowanych kartami płatniczymi

Przykład 2

Założenia

Pracownik w dniach 29-30 marca 2016 r. odbył firmowym samochodem podróż służbową do Niemiec.
Podczas podróży zapłacił firmową kartą płatniczą do rachunku walutowego za paliwo, którego koszt wyniósł 120 euro.
Pracownik przedłożył rozliczenie kosztów podróży służbowej w dniu 31 marca br. Wynikało z niego, że zatwierdzone przez kierownika koszty podróży służbowej wyniosły:

a) dieta przysługująca pracownikowi: 49 euro × 2 diety = 98 euro,

b) koszty paliwa: 120 euro.

Do przeliczenia tych kosztów zastosowano średni kurs NBP z dnia 30 marca 2016 r., tj. 4,2445 zł/euro.

Z wyciągu bankowego wynika, że zapłata za paliwo została pobrana z rachunku walutowego w dniu 30 marca 2016 r. Do rozchodu tej kwoty z rachunku zastosowano średni kurs NBP z 29 marca 2016 r., czyli 4,2535 zł/euro. W dniu 30 marca br. na rachunku walutowym znajdowało się 1.000 euro wycenione po kursie 4,3536 zł/euro.
Koszty działalności operacyjnej rozliczane są w jednostce tylko w układzie rodzajowym.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej na podstawie przedstawionego rozliczenia:
a) przysługująca dieta: 98 euro × 4,2445 zł/euro =	415,96 zł	40	23-4
b) wydatek uregulowany kartą płatniczą: 120 euro × 4,2445 zł/euro =	509,34 zł	40	24
2. WB - przekazanie kwoty diet na rachunek bankowy pracownika:	415,96 zł	23-4	13-0
3. WB - zapłata za paliwo: 120 euro × 4,2535 zł/euro =	510,42 zł	24	13-1
4. PK - rozliczenie ujemnych różnic kursowych na rachunku walutowym: 120 euro × (4,3536 zł/euro - 4,2535 zł/euro) =	12,01 zł	75-1	13-1
5. PK - rozliczenie ujemnych różnic kursowych na rozrachunkach: 120 euro × (4,2535 zł/euro - 4,2445 zł/euro) =	1,08 zł	75-1	24