Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 5 (533) z dnia 1.03.2021

Wydatki na zakup odzieży ochronnej dla pracowników i zleceniobiorców

Prowadzimy działalność gospodarczą w branży budowlanej i deweloperskiej. Zatrudniamy pracowników na podstawie umów o pracę i umów cywilnoprawnych. Koszty podstawowej działalności ewidencjonujemy na kontach zespołu 4 i 5. Każdy projekt ujmujemy na oddzielnych kontach. Czy koszty zakupu odzieży ochronnej dla pracowników i zleceniobiorców powinniśmy przypisywać do poszczególnych budów? W przypadku niezwrócenia odzieży ochronnej przez pracownika czy zleceniobiorcę po zakończonej umowie, wystawiamy notę obciążeniową tytułem braku zwrotu odzieży ochronnej. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

Zakup odzieży dla pracowników jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym wprost z przepisów prawa pracy. Z art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy (K.p.) wynika, że pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, zarówno wtedy, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, jak i ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp. Ponadto w myśl art. 237⁹ K.p., pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Więcej odpowiedzi ekspertów Gofinu na pytania Czytelników można znaleźć w serwisie www.pytaniaczytelnikow.gofin.pl

Pracodawca powinien prowadzić dla każdego pracownika kartę ewidencyjną przydziału odzieży, jak również obuwia oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Znajduje to potwierdzenie w przepisie § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).

Należy pamiętać, że odzież robocza jest własnością pracodawcy. Na mocy art. 124 K.p. pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się m.in. środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik może uwolnić się od powyższej odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Jeżeli nastąpi rozwiązanie stosunku pracy, to pracownik powinien zwrócić pracodawcy odzież ochronną. Jeśli pracownik tego nie zrobi, to pracodawca ma prawo domagać się od pracownika zwrotu wartości odzieży ochronnej w wartości uwzględniającej jej zużycie. Pracodawca ma zatem prawo obciążyć pracownika wartością niezwróconej mu odzieży, wystawiając przykładowo notę księgową lub dokonując potrącenia z wynagrodzenia, za pisemną zgodą pracownika (por. art. 91 § 1 K.p.).

Z kolei zasady zawierania umów cywilnoprawnych, do których zaliczane są umowa zlecenia oraz umowa o dzieło, uregulowane są przepisami Kodeksu cywilnego. Z Kodeksu pracy wynika jedynie, że pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą (por. art. 304 § 1 K.p.). Naszym zdaniem, wszelkie postanowienia dotyczące m.in. przekazania i zwracania odzieży ochronnej powinny wynikać bezpośrednio z umów cywilnoprawnych.