Zastosowanie konta "Rozliczenie zakupu" w ewidencji księgowej

Nasza firma zajmuje się sprzedażą towarów i materiałów branży budowlanej. Czy zdarzenia dotyczące zakupu towarów i materiałów powinniśmy ewidencjonować za pośrednictwem konta "Rozliczenie zakupu"?

Ustawa o rachunkowości nie nakłada obowiązku stosowania przez jednostki konta 30 "Rozliczenie zakupu". Decyzję o tym, czy dana firma będzie prowadziła ewidencję zakupu za pośrednictwem tego konta, podejmuje kierownik jednostki. Konto "Rozliczenie zakupu" jest kontem zespołu 3 i służy do weryfikacji rozliczenia m.in. zakupu towarów i materiałów.

Istotne jest, że konto 30 pomaga w kontroli dostaw w jednostce. Kontrola ta polega na weryfikacji zgodności dostaw i usług z zamówieniami, zleceniami czy umowami. Poza tym konto to jest pomocne w porównywaniu danych wynikających z dokumentów zakupu otrzymanych przez jednostkę od jej kontrahentów z dokumentami potwierdzającymi przyjęcie dostaw (PZ) lub odbiór usług (np. protokół odbioru robót). Dzięki stosowaniu konta 30 jednostka może w łatwy sposób ustalić stan "dostaw w drodze", czyli dostaw zafakturowanych, ale jeszcze nieprzyjętych lub nieodebranych przez jednostkę. Konto to służy także do określenia wartości "dostaw niefakturowanych". Przez dostawy niefakturowane należy rozumieć wartość dostaw i usług przyjętych przez jednostkę, do których nie otrzymano jeszcze dokumentów zakupu.

Co ważne, jeśli Czytelnicy zdecydują się na stosowanie konta 30 "Rozliczenie zakupu", to powinni opisać w zakładowym planie kont oraz w zasadach (polityce) rachunkowości, które zdarzenia gospodarcze będą ewidencjonowane na tym koncie. Konto to można bowiem stosować do rozliczania wszystkich lub tylko niektórych dostaw i usług.

W sytuacji gdy Czytelnicy nie zdecydują się na prowadzenie ewidencji zakupu za pośrednictwem konta 30, zakupy będą rozliczali bezpośrednio w ciężar kont np.:

zespołu 0 (jeśli dotyczyć będą środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych),
zespołu 3 (gdy dotyczyć będą materiałów lub towarów objętych ewidencją magazynową),
zespołu 4 lub 5 (jeżeli dotyczyć będą np. zakupu usług obcych).

Warto także pamiętać, że ewidencję na koncie 30 "Rozliczenie zakupu" można prowadzić zapisem pełnym lub zapisem uproszczonym. Zapis pełny polega na ujęciu na tym koncie kwoty brutto, skorygowanej następnie o VAT naliczony, a zapis uproszczony na ujęciu wyłącznie ceny nabycia/zakupu bez podlegającego odliczeniu VAT naliczonego. Ewidencja operacji na koncie 30 przy zastosowaniu zapisu pełnego przebiega zapisami:

a) kwota zobowiązania brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) rozliczenie wartości netto

- Wn konto np. 01 "Środki trwałe", 31 "Materiały", 33 "Towary", 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast przy zastosowaniu zapisu uproszczonego ewidencja przebiega następująco:

a) wartość według ceny zakupu

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) kwota brutto zobowiązania

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki",

d) rozliczenie wartości netto

- Wn konto np. 01, 31, 33, 40,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Przykład

Założenia

Spółka zakupiła towary handlowe i przyjęła je do magazynu w cenie zakupu. Wartość brutto towarów, według faktury zakupu, wynosiła 18.450 zł (w tym VAT 3.450 zł).
Z zasad (polityki) rachunkowości jednostki wynika, że wszystkie zakupy ewidencjonowane są za pośrednictwem konta 30 "Rozliczenie zakupu" zapisem pełnym.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura dokumentująca zakup towarów handlowych:
a) wartość brutto	18.450 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	3.450 zł	22-2	30
2. PZ - przyjęcie towarów do magazynu:	15.000 zł	33	30