A A A

Gazeta Podatkowa nr 42 (1917) z dnia 26.05.2022

Wykorzystanie ZFŚS w ewidencji księgowej

Jednostki, które tworzą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), mogą przeznaczyć jego środki na finansowanie działalności socjalnej. Sposób ewidencji w księgach wykorzystania ZFŚS uzależniony jest od celu, na jaki przeznaczono te środki.

Odpis na ZFŚS w księgach

Sposób tworzenia i wykorzystywania ZFŚS został opisany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 923). Do ewidencji w księgach rachunkowych operacji dotyczących utworzenia, zwiększenia oraz wykorzystania ZFŚS może służyć konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS). Wartością odpisu na ZFŚS obciąża się koszty podstawowej działalności operacyjnej. Można ją księgować w zespole 4 na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" oraz na odpowiednim koncie w zespole 5. Przy czym z reguły kwota odpisu na ZFŚS dotycząca całego roku stanowi wartość istotną z punktu widzenia jednostki. Dlatego najczęściej podlega ona rozliczeniu w czasie z uwzględnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że jest ujmowana na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", a następnie jest rozliczana w koszty miesięcy, których dotyczy. Ze względu na to, że odpis na ZFŚS powinien zostać rozliczony w ciągu roku obrotowego, na dzień bilansowy konto 64-0 nie powinno wykazywać salda dotyczącego ZFŚS. Środki pieniężne ZFŚS należy gromadzić na odrębnym rachunku bankowym (art. 12 ust. 1 ustawy o ZFŚS). W księgach kwotę tych środków można ewidencjonować na koncie 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Jeśli jednostka stosuje pełny rachunek kosztów, w księgach zapisy dotyczące odpisu na ZFŚS, którego kwota w ocenie jednostki jest istotna, mogą przebiegać w następujący sposób:

a) naliczenie odpisu na ZFŚS

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",

- Ma konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

b) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) odniesienie w koszty części odpisu dotyczącego danego miesiąca

- Wn odpowiednie konto zespołu 5, np. konto 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej", konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 64-0.

Natomiast przekazanie środków na rachunek ZFŚS z rachunku bieżącego można zaksięgować:

- Wn konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Operację tę można również ewidencjonować za pośrednictwem konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze", zapisami:

a) wyciąg z rachunku bieżącego

- Wn konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze",

- Ma konto 13-0,

b) wyciąg z rachunku ZFŚS

- Wn konto 13-5,

- Ma konto 13-9.

Na początku roku podstawą naliczania odpisu na ZFŚS jest przeciętna planowana w danym roku liczba zatrudnionych. Następnie na koniec roku doprowadza się kwotę odpisu na ZFŚS za upływający rok do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w tym roku osób. Ujęty w kosztach odpis na ZFŚS na dzień bilansowy trzeba skorygować.

Kwotę korekty zmniejszającej odpis na ZFŚS za dany rok można ująć w księgach następująco:

- Wn konto 85,

- Ma konto 40-5

oraz równolegle

- Wn konto 49,

- Ma odpowiednie konto zespołu 5.

Natomiast korektę dotyczącą zwiększenia odpisu na ZFŚS księguje się zapisem odwrotnym, tj. Wn konto 40-5, Ma konto 85 oraz równolegle Wn konto zespołu 5, Ma konto 49.

Stan środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym ZFŚS powinien zostać wtedy zmniejszony lub zwiększony do prawidłowej kwoty. Samo przekazanie środków pieniężnych z reguły odbywa się w następnym roku.

Jak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 3 i pkt 2 ustawy o rachunkowości, na dzień bilansowy stan ZFŚS podlega inwentaryzacji drogą weryfikacji, a stan środków pieniężnych ZFŚS poprzez potwierdzenie salda z bankiem.

Działalność socjalna

Przez działalność socjalną, organizowaną na rzecz osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Stanowi o tym art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.

Świadczenia otrzymane z ZFŚS stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Przy czym niektóre z nich mogą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Wartość świadczeń z Funduszu nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS - pod warunkiem przyznawania ich zgodnie z kryterium socjalnym, tj. z uwzględnieniem zasad wskazanych w ustawie o ZFŚS.

Obiekty socjalne

Gdy środki z ZFŚS przeznaczono na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, np. ośrodków wczasowych, to ich kwotę można ująć w księgach zapisem:

- Wn konto 85,

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Przelew środków pieniężnych na dofinansowanie takich obiektów można zaksięgować:

- Wn konto 13-0,

- Ma konto 13-5.

Ewidencja księgowa kosztów prostych dotyczących utrzymania takich obiektów, gdy prowadzony jest pełny rachunek kosztów, może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma różne konta

oraz równolegle

- Wn konto 53 "Koszty działalności pomocniczej" (w analityce: Utrzymanie obiektów socjalnych),

- Ma konto 49.

Wtedy na koniec okresu sprawozdawczego, np. miesiąca, koszty ujęte na koncie 53 przeksięgowuje się na konto pozostałych kosztów operacyjnych:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 53.

Trzeba mieć na uwadze, że jednostki sporządzające porównawczy rachunek zysków i strat przeksięgowania tego dokonują za pośrednictwem kont obrotów wewnętrznych.

Koszty bezpośrednie związane ze świadczeniem usług w obiektach socjalnych należy od razu odnosić w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Dotyczy to m.in. ich wyposażenia, zużycia materiałów i energii, wynagrodzeń obsługi.

Upominki

Środki ZFŚS można przeznaczyć na zakup upominków dla osób upoważnionych do korzystania z tego Funduszu, np. bonów, kart podarunkowych, voucherów lub paczek. Przy takich zakupach jednostce nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, więc nie wystąpi także obowiązek wykazania VAT należnego z tytułu ich wydania. Z przepisów o VAT wynika bowiem, że nabyte świadczenia sfinansowane ze środków ZFŚS uznaje się za zakupy dotyczące działalności socjalnej jednostki, które nie są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, a co za tym idzie - z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Zakup bonów, kart podarunkowych, voucherów lub paczek można ująć w księgach na podstawie faktury lub noty obciążeniowej zapisem:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Zapłatę za nie ujmuje się w księgach, w oparciu o wyciąg bankowy, w zależności od tego, z jakiego rachunku została ona uregulowana, następująco:

1) gdy uregulowano ją z rachunku ZFŚS

- Wn konto 21,

- Ma konto 13-5,

2) gdy uregulowano ją z bieżącego rachunku i dokonano refundacji środków z rachunku ZFŚS

- Wn konto 21,

- Ma konto 13-0

oraz równolegle

- Wn konto 13-0,

- Ma konto 13-5.

Jeśli od wartości przekazanych pracownikom bonów, kart podarunkowych, voucherów lub paczek wystąpi obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy z wynagrodzenia pracownika, księguje się ją na podstawie listy płac zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy - pdof).

Wydanie pracownikom bonów, kart podarunkowych, voucherów lub paczek sfinansowanych z ZFŚS księguje się:

- Wn konto 85-0,

- Ma konto 30.

Dopłaty do wypoczynku

Dofinansowanie z ZFŚS może dotyczyć wypoczynku osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, np. pracownika lub jego rodziny, w tym wypoczynku jego dzieci. Dla pracownika taka dopłata stanowi przychód ze stosunku pracy, który może korzystać ze zwolnienia od opodatkowania.

W księgach dofinansowanie wypoczynku w kwocie brutto, tj. łącznie z kwotą ewentualnej zaliczki na podatek dochodowy od kwoty tego świadczenia, można ująć w korespondencji z kontem 23-0 (gdy wypłacane jest ono razem z wynagrodzeniem) albo na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (jeśli wypłacane jest odrębnie od wynagrodzenia) - przykład.

Pożyczki

Kolejnym działaniem socjalnym, na jakie można przeznaczyć środki z ZFŚS, jest udzielanie pożyczek na cele mieszkaniowe. Reguły, na jakich następuje spłata takiej pożyczki, określane są w umowie. Z reguły pracodawca ratę pożyczki potrąca co miesiąc z wynagrodzenia pracownika, za jego pisemną zgodą. Wówczas niezbędne jest zrefundowanie kwoty raty z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS. Pożyczki takie mogą być oprocentowane. Należne odsetki odnoszone są na zwiększenie środków Funduszu. Tak stanowi art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy o ZFŚS. Można to zaksięgować zapisem:

- Wn konto 23-4,

- Ma konto 85.

Zdarza się, że pracodawca zdecyduje o umorzeniu pracownikowi pozostającej do spłaty pożyczki z ZFŚS. W takim przypadku umorzona kwota odnoszona jest na zmniejszenie ZFŚS:

- Wn konto 85,

- Ma konto 23-4.

Zapomogi

Innym działaniem wspomagającym pracownika w trudnej sytuacji życiowej jest przyznanie zapomogi losowej z ZFŚS. Może ona zostać wypłacona w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby, śmierci lub z innych powodów. Niektóre zapomogi mogą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Przyznanie zapomogi pieniężnej ze środków ZFŚS można zaewidencjonować:

- Wn konto 85,

- Ma konto 23-0 lub 23-4.

Pracodawca może przekazać zapomogę z ZFŚS oraz ewentualną zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych z rachunku bieżącego. Wtedy niezbędne jest zrefundowanie obu kwot z rachunku bankowego ZFŚS.

Przykład

Założenia

Regulamin ZFŚS przewiduje dofinansowanie wypoczynku małoletnich dzieci pracowników, przy uwzględnieniu kryterium socjalnego. Warunkiem jego otrzymania jest przedstawienie dowodu poniesienia wydatku i złożenie wniosku o dofinansowanie.
W czerwcu 2022 r. pracodawca przyznał pracownikowi dofinansowanie w kwocie 350 zł do zielonej szkoły jego niepełnoletniego dziecka. Wypoczynek dziecka spełniał wymogi do zastosowania zwolnienia z podatku dochodowego. Wypłata nie podlega również oskładkowaniu.
Dopłatę przekazano przelewem bankowym z rachunku bieżącego jednostki na rachunek bankowy pracownika. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka nie stosuje konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze" i refundację środków z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek bieżący księguje na podstawie wyciągu bankowego z rachunku bieżącego.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - przyznanie dofinansowania zielonej szkoły dziecka pracownika:	350 zł	85	23-4
2. WB - przekazanie dofinansowania na rachunek bankowy pracownika:	350 zł	23-4	13-0
3. WB - refundacja z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący:	350 zł	13-0	13-5