Utworzenie kont pozabilansowych w celu rejestracji systemu premiowego pracowników

Właściciel firmy chce, aby utworzyć konta pozabilansowe, które będą dotyczyć systemu premiowego pracowników jednego z działów. Czy można utworzyć takie konta na potrzeby rozliczeń wynagrodzeń pracowników?

Premie uznaniowe dla pracowników powinny być ujmowane w kosztach bilansowych, w okresie, którego dotyczą, zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ujmuje się je zatem w księgach rachunkowych - w ewidencji bilansowej. Natomiast jeżeli jednostka chce utworzyć konta pozabilansowe dotyczące systemu premiowego dla potrzeb rozliczeń wewnętrznych, to może tego dokonać, na zasadzie dobrowolności.

Premia dla pracownika ujmowana jest w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń. W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 może ona zatem zostać zaksięgowana (wraz z innymi należnościami ze stosunku pracy, na podstawie listy płac), zapisem po stronie Wn konta 40-4 "Wynagrodzenia", w korespondencji ze stroną Ma konta 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" oraz równolegle po stronie Wn konta zespołu 5, w korespondencji ze stroną Ma konta 49 "Rozliczenie kosztów". Należy również pamiętać o zaksięgowaniu składek ZUS w części obciążającej pracownika (zapisem: Wn konto 23-0, Ma konto 22-3/3 "Rozrachunki z ZUS"), zaliczki na podatek dochodowy od premii pracownika (zapisem: Wn konto 23-0, Ma konto 22-3/1 "Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych") oraz składek ZUS w części obciążającej pracodawcę (zapisem: Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", Ma konto 22-3/3 oraz równolegle: Wn konto zespołu 5, Ma konto 49).

Dla Prenumeratorów GOFIN

Odpowiedzi na pytania Czytelników dostępne w serwisie www.pytaniaczytelnikow.gofin.pl »

Z pytania wynika, że jednostka chce utworzyć konta pozabilansowe, które będą dotyczyć systemu premiowego pracowników jednego z działów. Konta pozabilansowe nie wchodzą w zakres ksiąg rachunkowych i jednostka nie ma obowiązku ich posiadania. Prowadzi się je w celu ewidencji zdarzeń, które nie są prezentowane w bilansie, a zatem nie wpływają bezpośrednio na aktywa lub pasywa jednostki. Jeżeli jednostka, o której mowa w pytaniu chce utworzyć konta pozabilansowe dla potrzeb wewnętrznych rozliczeń wynagrodzeń pracowników, to może tego dokonać. Konta te prowadzone są bowiem w celach rozliczeniowych, sprawozdawczych, lub kontrolnych. Ustawa o rachunkowości nie zawiera reguł ewidencji na kontach pozabilansowych. Ustalone zatem indywidualnie przez jednostkę zasady, jakimi kieruje się ona, dokonując zapisów na kontach pozabilansowych, a także określenie zakresu stosowanych kont pozabilansowych, powinny znaleźć odzwierciedlenie w zakładowym planie kont, stanowiącym element dokumentacji opisującej obowiązujące w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. Kierownik jednostki powinien wskazać również w zakładowej instrukcji obiegu dokumentów, na podstawie jakich dokumentów dokonywane są zapisy na kontach pozabilansowych.