Możliwość rezygnacji z prowadzenia kasy w jednostce

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie handlu towarami. Czy mogę zrezygnować z prowadzenia w firmie kasy i w związku z tym nie stosować konta "Kasa"?

TAK. Ustawa o rachunkowości nie nakłada na jednostki obowiązku prowadzenia kasy. Decyzja w tej sprawie należy do jej kierownika. Jeśli podejmie on decyzję o nieprowadzeniu kasy, wówczas wszelkie operacje gotówkowe ewidencjonuje się w korespondencji z kontem 24 "Pozostałe rozrachunki".

Prawo bilansowe nie reguluje organizacji gospodarki kasowej ani szczegółowych zasad ewidencji w księgach rachunkowych operacji gotówkowych. Ustawodawca w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości wskazał jedynie na obowiązek bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, co jest spełnione m.in. wtedy, gdy ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Ponadto art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości stanowi, iż konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

Oznacza to, że w sytuacji gdy jednostka nie chce prowadzić kasy, nie ma ona ustawowego obowiązku wyodrębnienia w zakładowym planie kont konta 10 "Kasa" oraz ewidencji operacji gotówkowych za pośrednictwem tego konta. Jednocześnie nie sporządza ona raportów kasowych ani nie inwentaryzuje środków pieniężnych w kasie na dzień bilansowy. Trzeba jednak pamiętać, że z takiego uproszczenia w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości można skorzystać pod warunkiem, że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Kasy nie prowadzi się zazwyczaj w małych jednostkach, w których operacje dotyczące obrotu pieniężnego są dokonywane osobiście przez właściciela jednostki (lub wspólników w przypadku spółek cywilnych bądź osobowych) albo też upoważnioną do tego osobę. Decyzję o zastosowaniu takiego uproszczenia kierownik jednostki powinien podjąć na piśmie.

Jeśli kierownictwo uzna, że dla dokonywania rozliczeń operacji gotówkowych nie ma potrzeby wyodrębniania stanowiska kasjera i stosowania odrębnego konta 10 "Kasa", to rozliczenia operacji gotówkowych dokonywane są najczęściej za pośrednictwem konta rozrachunkowego np. konta 24 "Pozostałe rozrachunki". W ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta wyodrębnić można wówczas, w zależności od formy prawnej jednostki, rozrachunki z właścicielem, rozrachunki ze wspólnikami itp.

Zasady ewidencjonowania operacji gotówkowych na koncie rozrachunkowym, zamiast na koncie 10 "Kasa", należy opisać w polityce rachunkowości.

Trzeba pamiętać, że rezygnacja z prowadzenia rozliczeń gotówkowych za pośrednictwem konta 10 "Kasa" nie zwalnia jednostki z obowiązku ujęcia w księgach wpłat i wypłat gotówkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane - na podstawie odpowiednich dowodów księgowych spełniających wymagania ustawy o rachunkowości. W tej sytuacji nie mogą to być jednak dokumenty "KP - Kasa przyjmie" oraz "KW - Kasa wypłaci", lecz dowolnie przyjęte przez jednostkę do stosowania dokumenty, spełniające wymogi określone dla dowodu księgowego w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Przykład

Założenia

W październiku 2016 r. w przedsiębiorstwie osoby fizycznej prowadzącej księgi rachunkowe właściciel firmy dokonał następujących operacji:

a) pobrał gotówkę z rachunku bankowego firmy 11.000 zł,

b) uregulował zobowiązanie wobec dostawcy 1.230 zł,

c) wypłacił wynagrodzenia pracownikom 7.438 zł,

d) zapłacił składkę na ubezpieczenie składników majątku 480 zł.

W polityce rachunkowości określono, iż jednostka nie stosuje konta "Kasa", a wszystkie operacje dotyczące obrotu gotówkowego księguje za pośrednictwem konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem).

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - pobranie przez właściciela gotówki z rachunku bankowego (zaliczka do rozliczenia):	11.000 zł	24	13-0
2. Uregulowanie przez właściciela z pobranej zaliczki zobowiązania wobec dostawcy (dowód wpłaty):	1.230 zł	21	24
3. Lista płac - wypłata przez właściciela z pobranej zaliczki wynagrodzeń pracownikom:	7.438 zł	23-0	24
4. Zapłata przez właściciela z pobranej zaliczki składki na ubezpieczenie majątkowe (na podstawie otrzymanego dowodu wpłaty):	480 zł	24	24