Obowiązek prowadzenia ksiąg pomocniczych

W październiku 2016 r. rozpoczęliśmy prowadzenie działalności gospodarczej jako spółka z o.o. Byliśmy zobowiązani do otwarcia ksiąg rachunkowych. Wraz z księgą główną musimy prowadzić także księgi pomocnicze. Dla jakich składników majątku prowadzi się te księgi? Jakie są zasady dokonywania zapisów na kontach ksiąg pomocniczych?

Księgi rachunkowe, w świetle art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik,

2) księgę główną,

3) księgi pomocnicze,

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Z art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości wynika, że konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

Konta ksiąg pomocniczych zawierają natomiast zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Na kontach ksiąg pomocniczych można w ciągu okresu sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość (art. 16 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości).

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej powinny być określone w dokumentacji jednostki, opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Stanowi o tym art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości.

Księgi pomocnicze nazywa się najczęściej ewidencją analityczną. Służą one rozdzieleniu zapisów na koncie syntetycznym na mniejsze grupy, dzięki czemu zapisy są bardziej szczegółowe, co ułatwia z kolei zarządzanie zasobami. W art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości wyszczególniono minimalny zakres składników majątku i operacji, dla których muszą być prowadzone konta ksiąg pomocniczych (patrz ramka).

Struktura ksiąg pomocniczych powinna zapewnić wyodrębnienie wszystkich operacji gospodarczych, które są istotne z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego.

Trzeba zaznaczyć, że jednostka może zapisać w zasadach (polityce) rachunkowości, iż ewidencję na kontach ksiąg pomocniczych prowadzi także dla innych istotnych z jej punktu widzenia składników majątku oraz operacji wymagających bardziej szczegółowych księgowań. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki. Dotyczyć to może m.in. potrzeb podatkowych (np. wydzielenie dla kosztów kont KUP i NKUP).

Na kontach ksiąg pomocniczych obowiązuje tzw. zapis powtarzalny. Jest on odzwierciedleniem księgowania na koncie syntetycznym. Oznacza to, że na koncie analitycznym księgowania dokonuje się po tej samej stronie i w tej samej kwocie co w przypadku księgowania przeprowadzanego na koncie syntetycznym. Co istotne, zapis na kontach ksiąg pomocniczych jest zapisem jednostronnym (jest to bowiem powtórzenie księgowania na koncie syntetycznym).

Trzeba podkreślić, że konta analityczne utworzone do danego konta syntetycznego składają się na wszystkie transakcje rejestrowane na tym koncie syntetycznym. Skutkuje to tym, że:

suma obrotów na wszystkich kontach analitycznych danego konta równa jest sumie obrotów konta syntetycznego,
suma sald wszystkich kont analitycznych danego konta równa jest saldu konta syntetycznego.

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

1)	środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
2)	rozrachunków z kontrahentami,
3)	rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia,
4)	operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),
5)	operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),
6)	kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,
7)	operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.