Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 12 (947) z dnia 20.04.2017

Terminy ewidencji faktur kosztowych

Jesteśmy spółką jawną. Prowadzimy księgi rachunkowe. W zakładowym planie kont widnieje zapis, że w bieżącym miesiącu rozliczamy faktury, które wpłyną do firmy do ostatniego dnia tego miesiąca, natomiast faktury otrzymane po zakończeniu miesiąca - w miesiącu następnym. Faktury kosztowe z datą wystawienia i sprzedaży 31 stycznia, które wpłynęły do firmy jeszcze tego dnia, są ujmowane w styczniu, natomiast - jeśli takie faktury wpłyną do spółki już 1 lutego - są rozliczane w lutym. Czy nasze postępowanie jest prawidłowe w świetle ustawy o rachunkowości?

W myśl przepisów art. 20 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, na podstawie dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej.

Główne cechy, jakie powinny spełniać księgi rachunkowe (wynikającymi z art. 24 ustawy o rachunkowości) to takie, że powinny być one prowadzone:

1) rzetelnie - dokonane w nich zapisy mają odzwierciedlać stan rzeczywisty,

2) bezbłędnie - wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do ujęcia dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w danym okresie sprawozdawczym, a także zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych,

3) sprawdzalnie - umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów oraz ustalonych sald i stanów,

4) bieżąco - umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych.

Przy kwalifikowaniu kosztów do danego roku obrotowego jednostki kierują się zasadą memoriału oraz powiązaną z nią zasadą współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów.

Zasada memoriału wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości i dotyczy momentu ujęcia przychodów i kosztów w księgach rachunkowych, a w konsekwencji ujęcia ich w sprawozdaniu finansowym roku, którego dotyczą. Zgodnie z tą zasadą, zdarzenie gospodarcze należy ująć w księgach rachunkowych pod datą faktycznego jego zaistnienia. Wymagane jest zatem ujęcie w księgach rachunkowych, a następnie w sprawozdaniu finansowym wszystkich uzyskanych w danym okresie przez jednostkę przychodów, jak i obciążających je kosztów, związanych z przychodami, nawet wówczas, gdy nie zostały opłacone lub nie stanowią jeszcze zobowiązania. W szczególności ważne jest ujęcie pod datą zaistnienia tych zdarzeń, których przedmiotem są przypadające na rzecz jednostki przychody i związane z nimi koszty, niezależnie od terminu ich opłacenia. Decyduje to o prawidłowości wykazanego przez jednostkę wyniku działalności.

Pomimo, że powyższe zasady mają generalnie zastosowanie do okresu sprawozdawczego (tj. okresu, za który sporządza się sprawozdanie finansowe), to stosuje się je także do okresów miesięcznych. Oznacza to, że koszty np. usługi wykonanej w styczniu powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych miesiąca, którego usługa dotyczy, tzn. w księgach stycznia.

Natomiast w odniesieniu do zagadnień poruszonych w pytaniu należy stwierdzić, iż dokonanie operacji gospodarczej i wpływ do jednostki dokumentu potwierdzającego dokonanie tej operacji są dwoma niezależnymi od siebie zdarzeniami.

Biorąc pod uwagę koszty, o których mowa w pytaniu, powinny one zostać ujęte w księgach rachunkowych miesiąca, którego dotyczą. Ważną sprawą w tym momencie jest tzw. "zamknięcie miesiąca". Wprawdzie przepisy ustawy o rachunkowości nie zawierają definicji "zamknięcia miesiąca", ale jego wyjaśnienie znajduje się w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości nr 10 w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jak wynika z pkt 34 tego stanowiska, zamknięcie miesiąca polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. A zatem każdy miesiąc należy rozliczyć i zamknąć. Po takim zamknięciu nie można już wprowadzać do ksiąg zamkniętego miesiąca żadnych zapisów. Moment ten zatem powinien zostać określony przez jednostkę we własnym zakresie; powinno to mieć miejsce po wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych jednostki wszystkich dowodów źródłowych dotyczących danego miesiąca i sporządzeniu deklaracji podatkowych. Zazwyczaj granicą jest termin rozliczenia podatku dochodowego za dany miesiąc.

Powyższe oznacza, że konieczne jest ujęcie w księgach rachunkowych wszystkich obcych i własnych dowodów dotyczących danego miesiąca, także tych, które wpłynęły z opóźnieniem i dokonanie odpowiednich rozliczeń oraz określenie danych liczbowych miesiąca, a następnie ustalenie obrotów i sald poszczególnych kont księgi głównej i sporządzenie zestawienia obrotów i sald.

Nie jest zatem właściwe stosowanie przez jednostkę "własnej" zasady ujmowania w księgach rachunkowych dokumentów w zależności od daty ich otrzymania, bez jednoczesnej kontroli, których okresów sprawozdawczych dane dokumenty dotyczą.