A A A

Gazeta Podatkowa nr 34 (866) z dnia 26.04.2012

Rachunkowość firmy transportowej

Rachunkowość każdej jednostki powinna być prowadzona zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem wielkości i rodzaju działalności. Sposób ewidencji kosztów i przychodów należy więc dostosować do specyfiki działalności tak, aby na jej podstawie możliwe było ustalenie wyniku finansowego w prawidłowej wysokości.

Ewidencja kosztów działalności operacyjnej

Ewidencja kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki świadczącej usługi transportowe może być prowadzona w następujący sposób:

tylko według rodzajów, tj. na kontach zespołu 4,
wyłącznie według miejsc powstawania kosztów, tj. na kontach zespołu 5,
według rodzajów i równocześnie według miejsc powstawania kosztów (na kontach zespołu 4 i 5).

Ujmowanie kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 wskazane jest w razie prowadzenia jednorodnej działalności, gdy nie istnieje potrzeba kalkulacji kosztu wytworzenia usług. Prowadząc ewidencję kosztów na kontach zespołu 4, poniesione koszty proste ujmuje się na koncie syntetycznym 40 "Koszty według rodzajów" zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma różne konta, np. 13-0 "Rachunek bieżący", 21 "Rozrachunki z dostawcami", 24 "Pozostałe rozrachunki", 30 "Rozliczenie zakupu".

W ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 40 należy wyodrębnić co najmniej następujące koszty proste: amortyzację, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, pozostałe koszty. Łączną kwotę kosztów rodzajowych poniesionych w danym roku obrotowym wykazuje się w porównawczym rachunku zysków i strat w pozycji B "Koszty działalności operacyjnej". Natomiast poszczególne rodzaje kosztów prostych należy przedstawić w pozycjach od I do VII porównawczego rachunku zysków i strat.

Jeżeli wystąpią koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych (np. koszty ubezpieczeń, prenumeraty czasopism), po wstępnym ujęciu tych kosztów na koncie 40 przenosi się je do rozliczenia w czasie na konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów", zapisem:

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Na dzień bilansowy na wynik finansowy przeksięgowuje się wszystkie poniesione w danym roku koszty rodzajowe ujęte na koncie 40, a także saldo konta 49. W takim przypadku saldo konta 64 uwzględnia się przy ustalaniu zmiany stanu produktów na koniec roku. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów ujętych na koncie 64 mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób ich rozliczania powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zastosowaniem zasady ostrożności. Wynika to z art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Odpis dotyczący bieżącego okresu sprawozdawczego w jednostce prowadzącej ewidencję kosztów bieżącej działalności tylko na kontach zespołu 4 przebiega zapisem:

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Jednostka może też zastosować uproszczenie w ewidencji kosztów rozliczanych w czasie. Polega ono na odniesieniu kosztów prostych zakwalifikowanych do rozliczenia w czasie bezpośrednio na podstawie dowodów źródłowych na konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów", a więc pomijając wstępne ujęcie ich na koncie 40. Odbywać się to może zapisem:

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W takim przypadku salda konta 64 nie uwzględnia się przy ustalaniu zmiany stanu produktów. Wówczas dopiero odpis kosztu dotyczący danego okresu sprawozdawczego ujmuje się na koncie 40 zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Prowadzenie ewidencji kosztów bieżącej działalności tylko na kontach zespołu 5 lub w ramach tzw. pełnego rachunku kosztów, tj. na kontach zespołu 4 i 5, wskazane jest w razie prowadzenia, oprócz działalności polegającej na świadczeniu usług transportowych, także innej działalności, np. handlowej. Ewidencja ta umożliwia bowiem ustalenie m.in. wyniku finansowego na każdej działalności. W ramach kont zespołu 5 wskazane jest prowadzić następujące konta syntetyczne:

50 "Koszty działalności podstawowej - usługi transportowe",
52 "Koszty sprzedaży",
55 "Koszty zarządu".

Jeżeli jednostka zdecyduje o prowadzeniu ewidencji kosztów bieżącej działalności operacyjnej w ramach tzw. pełnego rachunku kosztów, wówczas koszty proste ujmuje się bieżąco na podstawie dowodów źródłowych na koncie 40 "Koszty według rodzajów", a następnie przenosi się je na odpowiednie konto w zespole 5. Odbywać się to może zapisami:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma różne konta zespołu 1,2,3

oraz równoległe odniesienie kosztów na właściwe konto w zespole 5,

- Wn konto 50 "Koszty działalności podstawowej - usługi transportowe", konto 52 "Koszty sprzedaży", konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Koszt wytworzenia sprzedanych usług przeksięgowuje się na koniec okresu sprawozdawczego (tj. na koniec każdego miesiąca) z konta 50 "Koszty działalności podstawowej - usługi transportowe" na konto 70-1 "Koszt sprzedanych produktów (usług)", zapisem:

- Wn konto 70-1 "Koszt sprzedanych produktów (usług)",

- Ma konto 50 "Koszty działalności podstawowej - usługi transportowe".

Do kosztów wytworzenia sprzedanych usług nie zalicza się kosztów sprzedaży oraz kosztów zarządu. W trakcie roku obrotowego koszty ujęte na koncie 52 i 55 pozostają na tych kontach. Jeżeli jednak jednostka przyjmie zasadę, że na koncie 70-1 będzie ustalać koszt własny sprzedanych usług w sposób księgowy, wówczas na koniec każdego miesiąca koszty sprzedaży i koszty zarządu odnosić będzie na konto 70-1 zapisem:

- Wn konto 70-1 "Koszt własny sprzedanych produktów (usług)",

- Ma konto 52 "Koszty sprzedaży", konto 55 "Koszty zarządu".

Ewidencja przychodów

Do ewidencji przychodów ze sprzedaży usług transportowych służy konto 70-0 "Sprzedaż produktów" (w analityce: Sprzedaż usług transportowych). Zapisów na tym koncie dokonuje się na podstawie dowodów dokumentujących uzyskanie przychodu, tj. rachunków, faktur VAT.

Dla celów VAT obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług transportu towarów (opodatkowanych na terenie Polski) powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia od dnia wykonania usługi. Wynika to z art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. a) ustawy o VAT. Jeżeli więc na poczet tej usługi transportowej kontrahent wpłacił zaliczkę (przedpłatę), powoduje to powstanie obowiązku podatkowego w tej części. Na okoliczność otrzymania zaliczki (przedpłaty) należy więc wystawić fakturę VAT. Otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania przychodu dla celów bilansowych. Dlatego też wartość netto wykazaną w fakturze VAT zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Jak bowiem stanowi art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują m.in. równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych. Ich ewidencję prowadzi się na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów", zapisem:

a) wartość brutto

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość netto

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Pod datą wykonania usługi, na poczet której kontrahent wpłacił zaliczkę, kwotę ujętą na koncie 84 zarachowuje się do przychodów ze sprzedaży usług zapisem:

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

- Ma konto 70-0 "Sprzedaż produktów" (w analityce: Sprzedaż usług transportowych).

Również dla celów podatku dochodowego do przychodów z działalności gospodarczej nie zalicza się otrzymanych zaliczek na poczet usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Wynika to z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o pdof i art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o pdop.

Prowadząc ewidencję kosztów bieżącej działalności na kontach zespołu 4 i 5, jednostka ma możliwość sporządzania rachunku zysków i strat zarówno według wariantu kalkulacyjnego, jak i porównawczego. Wyboru wariantu dokonuje kierownik jednostki zamieszczając informację o tym w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

Przykład

Założenia

Firma transportowa zawarła w kwietniu 2012 r. umowę na przewóz towarów na terenie kraju na rzecz polskiego kontrahenta, zgodnie z którą wartość usługi wynosić będzie brutto 4.920 zł (w tym VAT 920 zł).
Na rachunek bankowy firmy transportowej kontrahent wpłacił 20 kwietnia 2012 r. zaliczkę w kwocie 1.230 zł na poczet usługi, która będzie wykonana w maju 2012 r. Z wystawionej w tym dniu faktury VAT wynikają następujące dane:

a)	wartość netto zaliczki	1.000 zł,
b)	VAT należny	230 zł,
c)	wartość brutto zaliczki	1.230 zł.

Usługę wykonano 7 maja 2012 r. i tego samego dnia wystawiono fakturę VAT na kwotę 3.690 brutto (w tym VAT 690 zł).
Termin zapłaty określony w tej fakturze upływał 4 czerwca 2012 r.
Należność od kontrahenta wpłynęła na rachunek bankowy 1 czerwca 2012 r. i w tym dniu powstał obowiązek podatkowy dla celów VAT.

Dekretacja w kwietniu

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - wpływ zaliczki na poczet usługi transportowej:	1.230 zł	13-0	20
2. Faktura VAT wystawiona przez firmę transportową, dokumentująca otrzymanie zaliczki:
a) wartość brutto	1.230 zł	20
b) VAT należny	230 zł		22-10
c) wartość netto	1.000 zł		84

Dekretacja w maju

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
3. Faktura VAT za wykonaną usługę transportową, pomniejszona o wpłaconą w kwietniu 2012 r. zaliczkę:
a) wartość brutto	3.690 zł	20
b) VAT należny	690 zł		22-11
c) wartość netto	3.000 zł		70-0
4. PK - zarachowanie zaliczki do przychodów ze sprzedaży usług - pod datą wykonania usługi transportowej:	1.000 zł	84	70-0

Dekretacja w czerwcu

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
5. WB - uregulowanie zapłaty za fakturę:	3.690 zł	13-0	20
6. PK - przeksięgowanie VAT należnego:	690 zł	22-11	22-10