Zasady ewidencji księgowej przyjęcia środka trwałego do używania

Zakupiliśmy samochód - środek trwały. Otrzymaliśmy fakturę VAT. Samochód nie jest jeszcze zarejestrowany. Jak zaksięgować przyjęcie środka trwałego do używania? Za pomocą konta "Rozliczenie zakupu", czy "Środki trwałe w budowie"?

Przepisy ustawy o rachunkowości nie regulują na jakich kontach powinna przebiegać ewidencja księgowa operacji gospodarczych związanych z zakupem środków trwałych.

Niemniej jednak każda jednostka stosująca przepisy ustawy o rachunkowości ma obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości powinna posiadać zakładowy plan kont, który jest usystematyzowanym wykazem kont służących do ewidencji stanu składników majątku i źródeł ich pochodzenia oraz wszelkich zmian w tym zakresie. Zakładowy plan kont powinien zawierać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Wybór sposobu ewidencji nabycia środków trwałych należy do jednostki (jej kierownika). Przyjęte zasady wskazane jest opisać w polityce (zasadach) rachunkowości.

Nabycie i przyjęcie do używania środka trwałego jednostka może ująć w księgach rachunkowych w zależności od przyjętego sposobu ewidencji:

stosując konto 30 "Rozliczenie zakupu" lub też
bez udziału konta 30 "Rozliczenie zakupu".

Ewidencja zakupu środka trwałego z wykorzystaniem konta 30 "Rozliczenie zakupu" będzie przebiegać następującymi zapisami:

1) zakup środka trwałego na podstawie otrzymanej faktury, rachunku, umowy kupna-sprzedaży:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

2) przyjęcie środka trwałego do używania (dokument OT):

- Wn konto 01 "Środki trwałe",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Przypominamy, że w ramach przyjętych zasad rachunkowości konto 30 "Rozliczenie zakupu" jednostki mogą stosować do rozliczania wszystkich dostaw i usług lub tylko do niektórych, w tym na przykład w odniesieniu do dostaw rzeczowych aktywów trwałych.

Przy czym w praktyce księgowej przyjęło się, że dla środków trwałych wymagających - po ich nabyciu, a przed przyjęciem do użytkowania - montażu, przystosowania lub ulepszenia, stosuje się konto 08 "Środki trwałe w budowie". Wtedy zakup takiego środka trwałego na podstawie otrzymanych od sprzedającego dokumentów ujmuje się w księgach, zapisem:

- Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" lub 30 "Rozliczenie zakupu".

Jednostka może także w swojej polityce rachunkowości przyjąć zasadę, że każdy zakup środków trwałych, również tych niewymagających montażu, księguje za pośrednictwem konta 08 w sposób zaprezentowany powyżej, zapisem: Wn konto 08, Ma konto 24 lub 30.

Następnie przyjęcie środka trwałego do używania, po uwzględnieniu wszystkich kosztów wpływających na wartość początkową tego środka (zob. art. 28 ust. 2 i 8 ustawy o rachunkowości), zebranych po stronie Wn konta 08 ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe",
- Ma konto 08 "Środki trwałe w budowie".

Jeśli pytająca jednostka nie stosuje konta 30, a na koncie 08 ujmuje wyłącznie nabycie środków trwałych wymagających montażu, to zakup środka trwałego niewymagającego montażu, na podstawie otrzymanej faktury VAT może zaksięgować bezpośrednio na koncie 01, zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" lub konto 10 "Kasa".