Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (703) z dnia 10.07.2010

Zmiana systemu finansowo-księgowego w ciągu roku obrotowego

W praktyce jednostki dość często dokonują w trakcie roku zmian zarówno w planach kont, jak i zmian systemu finansowo-księgowego, np. na nowocześniejszy. Powstaje wówczas wątpliwość, jakie zmiany muszą być wprowadzone ze skutkiem od początku roku, a jakie mogą być wprowadzone w trakcie roku. W kwestii tej ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223; ostatnia zmiana w Dz. U. z 2010 r. nr 47, poz. 278) w art. 8 ust. 2 stanowi, iż w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Co oznacza, że decyzja może być podjęta także w trakcie roku, ale skutki zmian muszą być wprowadzone wstecz. Dalej przepis reguluje kwestię wykazywania w sprawozdaniu skutków wprowadzonych zmian. Więcej regulacji dotyczących zmian w systemach finansowo-księgowych ustawa o rachunkowości nie zawiera. Tym bardziej cenne są wskazówki dotyczące tej kwestii, które podane są w rozdziale VII w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych przyjętym na posiedzeniu w dniu 13 kwietnia 2010 r., a które cytujemy poniżej:

"35. Zadaniem systemu finansowo-księgowego jest prowadzenie ksiąg rachunkowych lub ich części, zgodnie z wymogami ustawy na podstawie zakładowego planu kont. System FK powinien dostarczać informacji o aktualnych saldach i obrotach wszystkich kont księgi głównej i saldach kont ksiąg pomocniczych, dając tym samym podstawę do sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.

36. Ustawa nie zawiera ograniczeń, co do dokonywania zmian systemu FK w ciągu roku obrotowego. Uwzględnienia wymaga jednak, że zmiana taka powoduje konieczność odpowiedniego przetestowania i uzgodnienia danych zmienionego systemu FK oraz zapewnienia ciągłości merytorycznej (porównywalności) danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu FK. Kwestie, na które należy zwrócić uwagę przy zmianie systemu FK to plan kont i algorytmy (kalkulacje) wbudowane w system FK.

37. Zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą (automatycznie) zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były:

a) odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości;

b) opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki.

38. Potencjalnie zmiany zasad (polityki) rachunkowości mogą wynikać ze stosowania różnych algorytmów wyliczania wartości w dotychczasowym i nowym systemie FK (przykład: amortyzacja, wycena zapasów itp.) lub też z zastąpienia wyliczeń dokonywanych poza systemem przez algorytm wbudowany w system FK. Zmiany algorytmów w ciągu roku obrotowego, jako naruszające zasadę ciągłości nie są dopuszczalne, dlatego na etapie wdrożenia nowego systemu FK potwierdzenia wymaga, poprzez stosowne testy, że rezultaty otrzymywane w wyniku stosowania zmienionych algorytmów objętych nowym systemem FK są zgodne z rezultatami uzyskiwanymi poprzednio. Dokumentację testowania algorytmów włącza się do testów warunkujących wdrożenie do stosowania nowego systemu FK; zatwierdza je kierownik jednostki.

39. Jeżeli algorytm stosowany w nowym systemie FK daje inne rezultaty niż algorytm stosowany dotychczas, to w okresie przejściowym (do końca bieżącego roku obrotowego) konieczne może być korygowanie wartości wyliczanych przez nowy algorytm do wartości wynikającej z dotychczasowego algorytmu za pomocą uzupełniających dekretacji księgowych. Alternatywne rozwiązanie polega - w razie zmiany systemu FK - na przeliczeniu za okres od początku roku danych zgodnie z nowymi algorytmami. W przypadku sporządzania i publikowania przez jednostkę sprawozdań śródrocznych przyjęcie takiego rozwiązania oznacza przeliczenie danych sprawozdań za okres od początku roku zgodnie z nowymi algorytmami. Przyjęte rozwiązanie wymaga ujęcia w zasadach (polityce) rachunkowości i zatwierdzenia przez kierownika jednostki.

40. W razie zmiany systemu FK w ciągu roku obrotowego problemem technicznym jest zapewnienie prezentacji porównywalnych danych narastająco od początku roku obrotowego. Dlatego konieczne jest, aby w przypadku zmiany systemu FK zapewniona została ciągłość danych od początku roku obrotowego do momentu zmiany systemu.

41. Dane z dotychczasowego systemu FK mogą być przeniesione do nowego systemu FK za pomocą:

a) zapisów szczegółowych,

b) obrotów lub

c) sald.

Przeniesienie wszystkich zapisów szczegółowych (a) zapewnia prezentację danych w sposób ciągły, ale jest rzadko stosowane (w szczególności, gdy zmiana systemu FK wiąże się ze zmianą planu kont, to przeniesienie zapisów szczegółowych nie jest zazwyczaj możliwe). Na ogół przeniesienie danych z okresu poprzedzającego zmianę, do nowego systemu FK następuje w formie zagregowanej (obrotów - b albo sald - c).

42. Przy przenoszeniu danych w formie zagregowanej kluczowy problem stanowi udokumentowanie powiązań pomiędzy zapisami szczegółowymi (w dotychczasowym systemie) z zapisami zagregowanymi (w nowym systemie). W tym celu niezbędne jest, aby:

a) przetestowano, w ramach testów akceptacyjnych dane przeniesione do nowego systemu FK pod kątem ich poprawności i zgodności z przyjętą koncepcją przeniesienia. Dokumenty potwierdzające wykonanie testów powinny być odpowiednio archiwizowane i stanowić część dokumentów objętych kontrolą wewnętrzną zmian systemu FK;

b) sposób powiązania danych pomiędzy dotychczasowym a nowym systemem FK umożliwiał jednoznaczne zweryfikowanie i uzgodnienie poszczególnych danych w dotychczasowym i nowym systemie FK;

c) dokument opisujący powiązanie zapisów między dotychczasowym a nowym systemem FK był zatwierdzony przez kierownika jednostki.

43. Po przeniesieniu danych, dotychczasowy system FK powinien zapewnić dostęp do historycznych danych oraz dowodów i zapisów księgowych (art. 13 ust. 6 ustawy).

44. Zmiana dotychczasowego systemu FK na nowy, wymaga upewnienia się, że:

a) nowy system umożliwia odpowiednie zabezpieczenie zarówno samych danych, jak i oprogramowania,

b) planowana struktura uprawnień dotyczących nowego systemu jest odpowiednia.

45. Dane pomocnicze wykorzystywane podczas przenoszenia danych są archiwizowane na trwałym nośniku i zabezpieczone przed utratą (archiwizowane) na ogólnych zasadach."