Gazeta Podatkowa nr 43 (667) z dnia 31.05.2010

Tworzenie zakładowego planu kont (cz. I)

Każda jednostka obowiązana jest posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Definicję tej dokumentacji określa art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem przez przyjęte zasady (politykę) rachunkowości rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w Międzynarodowych Standardach Rachunkowości, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Dokumentacja ta powinna zawierać elementy wymienione w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym w szczególności:

1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych,

4) system służący ochronie danych i ich zbiorów.

Dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Powinna ona uwzględniać specyfikę, rodzaj i wielkość danej jednostki.

Zakładowy plan kont należy do bardzo ważnych dokumentów w każdej jednostce. Ustala on wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Opracowanie zakładowego planu kont jest bardzo pracochłonne. Dlatego też w ustawie o rachunkowości wskazano, że w celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych i ograniczenia nakładu pracy związanego z ustalaniem zakładowych planów kont, mogą być stosowane wzorcowe plany kont (art. 83 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Z ustawy wynika też, że minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, wzorcowe plany kont m.in. dla pozostałych jednostek (art. 83 ust. 2 pkt 6 wymienionej ustawy), tj. innych niż banki, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji lub fundusze emerytalne. Dotychczas Minister Finansów ustalił wzorcowy plan kont dla banków. Pozostałe jednostki mogą opracować własny zakładowy plan kont w oparciu o dostępne wzorcowe plany kont publikowane w literaturze fachowej, w tym m.in. Zakładowy plan kont wydany przez nasze Wydawnictwo w 2008 r. (jako dodatek nr 8 i 9 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości).

Opracowany przez jednostkę zakładowy plan kont stanowić będzie załącznik do dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

Wykaz kont księgi głównej

Wykaz kont księgi głównej (kont syntetycznych) można przedstawić w formie tabelarycznej. Przykładowy wykaz tych kont obejmujących zespół 0, 1 i 2 w małej jednostce usługowej przedstawia poniższa tabela.

Szczegółowe wyjaśnienia do wybranych kont

Zespół 0 "Aktywa trwałe"

Zadaniem kont zespołu 0 "Aktywa trwałe" jest przede wszystkim odzwierciedlenie wartości początkowej składników aktywów trwałych oraz wartości odpisów umorzeniowych i odpisów z tytułu trwałej utraty wartości przez te składniki majątku.

Konto 01 "Środki trwałe"

Konto 01 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej składników majątku, spełniających warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości dla środków trwałych. Po stronie Wn tego konta księguje się zwiększenia stanu i wartości początkowej środków trwałych. Natomiast po stronie Ma - zmniejszenia wartości początkowej i stanu środków trwałych.

Konto 01 może wykazywać wyłącznie saldo Wn, które odzwierciedla wartość początkową środków trwałych (ustaloną w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia).

Nie zalicza się do środków trwałych składników majątku długotrwałego użytkowania o wartości początkowej do 3.500 zł (kwota limitu określona w ustawach o podatku dochodowym).

Do konta 01 "Środki trwałe" prowadzi się ewidencję analityczną według poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych zgodnie z obowiązującą Klasyfikacją Środków Trwałych (rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) - Dz. U. z 1999 r. nr 112, poz. 1317 ze zm.).

Konto 02 "Wartości niematerialne i prawne"

Konto 02 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej składników majątku, spełniających warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości dla wartości niematerialnych i prawnych. Nie zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych składników majątku o wartości początkowej do 3.500 zł (kwota limitu wynikająca z ustaw o podatku dochodowym).

Do konta 02 prowadzi się ewidencję analityczną według poszczególnych tytułów praw majątkowych. Ewidencja ta powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej poszczególnych tytułów wartości niematerialnych i prawnych.

Konto 02 może wykazywać wyłącznie saldo Wn, które wyraża wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych.

Konto 07 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych"

Po stronie Ma konta 07 księguje się zwiększenia dotychczasowego umorzenia w szczególności z tytułu:

• planowych (systematycznych lub jednorazowych) odpisów amortyzacyjnych 
• odpisy aktualizujące dokonywane w związku z trwałą utratą wartości środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Natomiast po jego stronie Wn ujmuje się w szczególności:

• wyksięgowanie dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wycofanych z używania w związku np. z ich sprzedażą, 
• zmniejszenia odpisów aktualizujących wartość środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych na skutek ustania przyczyny powodującej trwałą utratę wartości tych składników.

Ewidencję analityczną do konta 07 prowadzi się w układzie zgodnym z ewidencją szczegółową do konta 01 i 02.

Konto 07 może wykazywać wyłącznie saldo Ma, które wyraża stan dotychczasowego umorzenia.

W bilansie odpisy umorzeniowe ujęte na koncie 07 pomniejszają wartość początkową środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zaksięgowaną na koncie 01 i 02 (w aktywach bilansu wykazywana jest ich wartość netto).

Zespół 1 "Środki pieniężne i rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe"

Konta zespołu 1 przeznaczone są do ewidencji:

• aktywów pieniężnych w formie krajowych środków płatniczych, walut obcych i dewiz przechowywanych w kasie jednostki, 
• aktywów pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych jednostki, 
• środków pieniężnych w drodze, 
• aktywów finansowych przeznaczonych do obrotu.

Konto 10 "Kasa"

Konto 10 przeznaczone jest do ewidencji środków pieniężnych znajdujących się w kasie jednostki. Po stronie Wn tego konta ujmuje się:

• wpłaty gotówki do kasy w wartości nominalnej, 
• nadwyżki kasowe ujawnione w trakcie inwentaryzacji.

Z kolei po jego stronie Ma księguje się:

• rozchody gotówki z kasy w wartości nominalnej, 
• niedobory kasy stwierdzone w trakcie inwentaryzacji kasy.

Konto 10 wykazuje wyłącznie saldo Wn, które wyraża stan gotówki w kasie. Na każdy dzień bilansowy stan ten powinien być potwierdzony inwentaryzacją przeprowadzaną w drodze spisu z natury.

Konto 13-0 "Rachunek bieżący"

Po stronie Wn konta 13-0 ujmuje się - na podstawie dokumentów bankowych - wszelkie wpływy, w tym w szczególności wpłaty należności od kontrahentów, wpłaty gotówki z kasy jednostki. Z kolei po stronie Ma tego konta księguje się wszelkie rozchody środków pieniężnych.

Konto 13-0 może wykazywać dwa salda:

• saldo Wn - odzwierciedlające stan środków pieniężnych na rachunku bankowym, 
• saldo Ma - oznaczające stan zadłużenia z tytułu zaciągniętego kredytu w rachunku bieżącym.

Zespół 2 "Rozrachunki i roszczenia"

Konta zespołu 2 służą do ewidencji wszelkich krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz roszczeń. Ujmuje się na tych kontach m.in.:

• należności i zobowiązania z tytułu dostaw towarów i usług (konta 20, 21), 
• rozrachunki z tytułu dostaw środków trwałych, środków trwałych w budowie (konto 24), 
• należności i zobowiązania publicznoprawne (konto 22), 
• należności i zobowiązania z tytułu rozrachunków z pracownikami (23), 
• odpisy aktualizujące wartość należności (28).

Ewidencja analityczna prowadzona do kont zespołu 2 powinna zapewnić w szczególności:

• wyodrębnienie poszczególnych rodzajów należności, zobowiązań i roszczeń, 
• ustalenie stanu rozrachunków i roszczeń według poszczególnych kontrahentów, 
• wielkość odpisów aktualizujących wartość należności.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).