Czy zmiana planu kont jest zmianą polityki rachunkowości?

Czy można w trakcie roku modyfikować plan kont? Chodzi o dodawanie nowych kont zespołu 5. Czy należy to zrobić dopiero od następnego roku obrotowego?

Jednostka może dokonać modyfikacji planu kont poprzez dodanie nowych kont zespołu 5 jeszcze w trakcie tego roku obrotowego.

W myśl przepisów ustawy o rachunkowości, przez zasady (politykę) rachunkowości rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą oraz określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych (zob. art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy). Przyjęte przez jednostkę zasady (polityka) rachunkowości wynikają z przepisów Prawa bilansowego, wymagających bezwzględnego zastosowania oraz z rozwiązań wybranych przez jednostkę spośród dopuszczonych do stosowania przez to prawo. Jednostka określa w polityce rachunkowości przyjęte przez siebie:

zasady klasyfikacji i grupowania zdarzeń,
metody wyceny aktywów i pasywów,
metody ustalania wyniku finansowego,
sposób prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym,
techniczno-organizacyjny sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ich ochrony.

Z treści art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Przy czym zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania uległy zmianie.

W sytuacji opisanej w pytaniu uwzględnić warto stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, stanowiące załącznik do uchwały nr 5/10 Komitetu z dnia 13 kwietnia 2010 r. (Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26). Według tego stanowiska zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą (tj. automatycznie) zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Wymagane jest jednak, aby zmiany planu kont były odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont, a opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Podsumowując: Zmiana w planie kont, polegająca na dodaniu nowych kont syntetycznych, której celem jest dostarczenie bardziej szczegółowych informacji w celach sprawozdawczych, nie jest zmianą przyjętych przez jednostkę do stosowania zasad (polityki) rachunkowości. Nie trzeba czekać z jej wprowadzeniem, aż do następnego roku obrotowego. Utworzenia nowego konta można dokonać w trakcie roku obrotowego. Natomiast odpowiednie udokumentowanie tej zmiany może polegać na wydaniu do zakładowego planu kont aneksu lub zarządzenia kierownika jednostki. Można także sporządzić aktualny wydruk wykazu kont syntetycznych obowiązujących jednostkę, jeśli w polityce rachunkowości przyjęto założenie, iż bieżąca aktualizacja kont syntetycznych nie wymaga wydawania osobnego zarządzenia.