Czy zmiana wysokości stałych cen ewidencyjnych jest zmianą polityki rachunkowości?

Czy w trakcie roku obrotowego można zmienić wartość stałych cen ewidencyjnych aktywów obrotowych (zaktualizować je), czy trzeba czekać do następnego roku obrotowego? Czy taką zmianę traktuje się jako zmianę polityki rachunkowości jednostki?

Nie ma przeszkód, by jednostka w trakcie roku obrotowego zmieniła wysokość ceny ewidencyjnej. Zmiany tej nie traktuje się bowiem jako zmiany zasad (polityki) rachunkowości, a co za tym idzie, nie trzeba czekać z jej wprowadzeniem, aż do następnego roku obrotowego.

W myśl art. 34 ust. 2 ustawy o rachunkowości, składniki rzeczowych aktywów obrotowych, do których zaliczane są materiały, towary i produkty gotowe, mogą być na dzień nabycia lub wytworzenia ujmowane w księgach rachunkowych w cenach przyjętych do ewidencji, z uwzględnieniem różnic między tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia albo zakupu, albo kosztami wytworzenia. Różnice te odnoszone są w ewidencji księgowej odpowiednio na konto 34-1 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów", 34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów" i 62 "Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów".

Stałe ceny ewidencyjne ustala się zazwyczaj na poziomie cen przewidywanych (planowanych) lub na poziomie cen występujących w danym okresie najczęściej. Za ceny ewidencyjne można przyjąć, m.in. w przypadku:

materiałów i towarów - ceny zakupu (nabycia), ceny sprzedaży netto (obejmujące cenę zakupu netto i marżę), ceny sprzedaży brutto (obejmujące cenę sprzedaży netto i VAT należny),
wyrobów gotowych, produkcji w toku i półproduktów - planowany koszt wytworzenia.

W momencie zakupu materiałów i towarów są one ujmowane odpowiednio na koncie 31 "Materiały" i 33 "Towary" w cenie ewidencyjnej, natomiast różnice między tymi cenami a cenami rzeczywistymi ewidencjonuje się po odpowiedniej stronie Wn lub Ma konta 34-1 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów" lub konta 34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów".

Analogiczne księgowania występują w przypadku produktów. Po wytworzeniu produkty ujmuje się bowiem na koncie 60 "Produkty gotowe", a odchylenia między ceną ewidencyjną a rzeczywistym kosztem wytworzenia po stronie Wn lub Ma konta 62 "Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów".

W przypadku rozchodu rzeczowych składników majątku obrotowego wyksięgowuje się je z kont 31, 33 lub 60 w przyjętych cenach ewidencyjnych, a następnie rozlicza się odchylenia przypadające na wydane z magazynu składniki.

Stosowanie przez jednostkę stałych cen ewidencyjnych w odniesieniu do rzeczowych aktywów obrotowych stanowi uproszczenie ewidencji księgowej, możliwe do stosowania w trakcie roku. Jednak na dzień bilansowy wartość tych składników wyrażoną w cenach ewidencyjnych doprowadza się do poziomu cen nabycia lub zakupu albo kosztu wytworzenia - przy czym wartości te nie mogą być wyższe od cen sprzedaży netto.

Co istotne, przestrzec należy przed stosowaniem zbyt długo raz ustalonych cen ewidencyjnych. Prowadzić to bowiem może do wzrostu odchyleń cen ewidencyjnych od rzeczywistych. Jeżeli zaś z cenami ewidencyjnymi łączą się znaczne odchylenia, utrudnione staje się porównanie cen ewidencyjnych z cenami sprzedaży netto (aby móc spełnić wymóg ostrożności).

W przypadku występowania dużych rozbieżności między ceną ewidencyjną a ceną rzeczywistą należy dokonać zmiany ceny ewidencyjnej (odpowiednio ją zwiększając lub obniżając) również w trakcie roku, aby nie doprowadzić do zniekształcenia kosztów produkcji oraz wartości zapasów.

Powyższej zmiany nie traktuje się przy tym jako zmiany zasad (polityki) rachunkowości. Zmiana cen ewidencyjnych nie powoduje bowiem zmiany przyjętych przez jednostkę do stosowania metod wyceny rzeczowych aktywów obrotowych - wycena ta nadal odbywa się według stałych cen ewidencyjnych.

Nie ma zatem w takiej sytuacji zastosowania art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości, mówiący o tym, że zmian zasad (polityki) rachunkowości można dokonać ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji.