Ewidencja zakupów za pośrednictwem konta "Rozliczenie zakupu"

Prowadzimy działalność usługową i handlową. Jesteśmy na etapie rozbudowy planu kont. Czy powinnyśmy prowadzić ewidencję za pośrednictwem konta 30 "Rozliczenie zakupu"? Dotychczas nie stosowaliśmy tego konta. Czy rozpoczęcie ewidencji przez konto 30 oznacza zmianę polityki rachunkowości?

Ustawa o rachunkowości nie nakłada obowiązku stosowania przez jednostki konta 30 "Rozliczenie zakupu". Decyzja o stosowaniu tego konta należy do jednostki. Wprowadzenie konta 30 nie stanowi zmiany zasad (polityki) rachunkowości, ale wskazane jest zaktualizowanie dotychczas stosowanego planu kont oraz opisanie w polityce rachunkowości zdarzeń gospodarczych w odniesieniu, do których jednostka stosuje to konto.

Konto 30 "Rozliczenie zakupu" jest kontem rozliczeniowym i może służyć między innymi do ewidencji:

zakupu towarów, materiałów, opakowań i usług, w tym służy do rozliczania odchyleń cen ewidencyjnych, VAT naliczonego, podatku akcyzowego, cła i innych opłat manipulacyjnych związanych z zakupami z zagranicy, niedoborów, szkód, nadwyżek, reklamacji faktur dostawców,
zakupu wartości niematerialnych i prawnych,
zakupu środków trwałych,
zakupów związanych z budową lub ulepszeniem środków trwałych,
zakupu nieruchomości inwestycyjnych.

Prowadzenie konta 30 "Rozliczenie zakupu" sprzyja kontroli dostaw w jednostce, która polega na sprawdzaniu zgodności dostaw i usług z zamówieniami, zleceniami, umowami, skonfrontowaniu danych wynikających z dokumentów zakupu otrzymanych przez jednostkę od jej kontrahentów z dokumentami potwierdzającymi przyjęcie dostaw lub odbiór usług. Za pomocą konta 30 można ustalić wartość "dostaw w drodze", tj. dostaw zafakturowanych, ale jeszcze nieprzyjętych lub nieodebranych przez jednostkę, udzielonych dostawcom zaliczek (zadatków, przedpłat) na poczet niewykonanych jeszcze dostaw materiałów, towarów, robót i usług. Konto 30 pozwala także ustalić wartość "dostaw niefakturowanych", to znaczy wartość dostaw i usług przyjętych przez jednostkę, do których nie otrzymała jeszcze dokumentów zakupu.

Saldo konta 30 na dzień bilansowy może prezentować dwa salda. Saldo debetowe (Wn) oznacza stan "dostaw w drodze" i ujmuje się je w aktywach bilansu sporządzonego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w pozycji B.I.1. "Materiały" lub B.I.4. "Towary", lub B.I.5. "Zaliczki na dostawy", albo A.II.2. "Środki trwałe w budowie". Saldo kredytowe (Ma) oznacza natomiast wartość dostaw niefakturowanych i prezentowane jest w pasywach bilansu jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. d), albo jako inne zobowiązania krótkoterminowe w pozycji B.III.1 lit. i) (w przypadku zakupu niefinansowych aktywów trwałych).

Czy konto 30 można stosować tylko do zakupu towarów? Czy jeśli zdecydujemy się wprowadzić to konto do zakładowego planu kont, to powinniśmy rozliczać za jego pośrednictwem wszystkie zakupy?

Konto 30 "Rozliczenie zakupu" jednostka może stosować do:

1) ewidencjonowania wszystkich dostaw i usług i ich rozliczania,

2) ujmowania wszystkich dostaw, ale bez usług, oraz ich rozliczania,

3) ewidencjonowania tylko dostaw towarów i materiałów, ale bez aktywów trwałych, oraz ich rozliczania,

4) ujmowania wyłącznie na koniec okresu "dostaw w drodze" i "dostaw niefakturowanych".

W sytuacji gdy jednostka zdecyduje się stosować dla potrzeb rozliczenia transakcji zakupów konto 30 "Rozliczenie zakupu", powinna w swoim zakładowym planie kont określić w stosunku do jakich transakcji będzie je stosować. Zwracamy uwagę, że przyjęte przez jednostkę rozwiązanie ewidencyjne w zakresie konta 30 powinno umożliwić uzyskanie wszelkich niezbędnych informacji do sporządzenia sprawozdania finansowego, w tym właśnie ustalenia stanu zapasów w drodze oraz dostaw niefakturowanych.