A A A

Gazeta Podatkowa nr 46 (1191) z dnia 8.06.2015

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez wspólnoty mieszkaniowe

Wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana (art. 6 ustawy o własności lokali - Dz. U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.). Z przepisów tej ustawy wynika, że właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem jego lokalu, jest obowiązany utrzymywać swój lokal w należytym stanie, przestrzegać porządku domowego, uczestniczyć w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, korzystać z niej w sposób nieutrudniający korzystania przez innych współwłaścicieli oraz współdziałać z nimi w ochronie wspólnego dobra (art. 13 ust. 1 wymienionej ustawy).

Ewidencja pozaksięgowa

Z art. 29 ustawy o własności lokali wynika, że zarząd lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Powszechnie przyjmuje się, że wspólnoty mieszkaniowe nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i każda wspólnota powinna sama określić zasady oraz sposób prowadzenia tej ewidencji w uchwale podjętej w tej sprawie przez właścicieli lokali. Ewidencja ta powinna umożliwić prawidłowe rozliczenia z właścicielami lokali.

Trzeba też zaznaczyć, że wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Jest więc zobowiązana do prowadzenia stosownej dokumentacji podatkowej. Jak bowiem stanowi art. 9 ust. 1 ustawy o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.), podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także uwzględnienia w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Określone przez wspólnotę zasady prowadzenia ewidencji księgowej powinny więc zapewnić uzyskanie wiarygodnych danych m.in. o osiągniętych w roku kalendarzowym przychodach i poniesionych kosztach.

Odmienne stanowisko sądów

Zdaniem niektórych sądów, wspólnoty mieszkaniowe powinny prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 28 stycznia 2009 r., sygn. akt II FSK 1508/07, uznał m.in., że obowiązki nałożone ustawą o rachunkowości istnieją niezależnie od wprowadzonego w art. 29 ustawy o własności lokali obowiązku prowadzenia przez zarząd ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów. W związku z pytaniami Czytelników nadsyłanymi do naszego Wydawnictwa w tej sprawie, zwróciliśmy się do Ministerstwa Finansów o wyjaśnienie: czy wspólnoty mieszkaniowe mają obowiązek prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości? Jeżeli tak, to czy mogą stosować uproszczenia dla jednostek mikro?

W piśmie z dnia 27 kwietnia 2015 r. stanowiącym odpowiedź na nasze pytanie Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że wspólnoty mieszkaniowe nie mają ustawowego obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Mogą je prowadzić dobrowolnie. Ponadto Ministerstwo wskazało, że w przypadku podjęcia decyzji o prowadzeniu przez wspólnotę mieszkaniową ksiąg rachunkowych i sporządzaniu sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, wspólnota ta może zastosować uproszczenia przewidziane w ustawie dla jednostek mikro (patrz ramka).

Uproszczenia dla jednostek mikro dotyczą przede wszystkim możliwości sporządzania uproszczonego rocznego sprawozdania finansowego. Składa się ono ze skróconego bilansu oraz skróconego rachunku zysków i strat, których wzór określa nowy załącznik nr 4 do ustawy o rachunkowości.

Wzór bilansu oraz rachunku zysków i strat dla jednostek mikro dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl.

Jednostka mikro może także nie sporządzać informacji dodatkowej, pod warunkiem, że niektóre informacje dotychczas przedstawiane w tym dokumencie zostaną ujawnione w informacjach uzupełniających do bilansu (art. 48 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Koszty i przychody w księgach rachunkowych

W razie podjęcia decyzji w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości należy określić m.in. dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jednym z elementów tej dokumentacji jest zakładowy plan kont, ustalający m.in. wykaz kont księgi głównej.

Koszty zarządu nieruchomością wspólną wskazane jest ujmować na koncie 50 "Koszty zarządu nieruchomością wspólną". W ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta należy wyodrębnić poszczególne rodzaje kosztów prostych, wymienione w art. 14 ustawy o własności lokali, tj. w szczególności:

wydatki na remonty i bieżącą konserwację,
opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę,
ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,
wydatki na utrzymanie porządku i czystości,
wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dnia 10. każdego miesiąca (art. 15 ust. 1 tej ustawy).

Ewidencja przykładowych kosztów ponoszonych przez wspólnotę mieszkaniową może przebiegać zapisami:

Koszty energii elektrycznej, dostawy gazu, wody, wynagrodzenie za zarząd nieruchomością wspólną, remont, inne koszty - na podstawie otrzymanych faktur:

- Wn konto 50 "Koszty zarządu nieruchomością wspólną" (w analityce: Zużycie energii, wynagrodzenia, remonty, pozostałe koszty),

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Koszty niezwiązane bezpośrednio z utrzymaniem nieruchomości wspólnej:

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe", konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Podstawowym przychodem wspólnot mieszkaniowych są zaliczki w formie opłat bieżących wnoszone przez właścicieli lokali mieszkalnych na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Do ich ewidencji służyć może konto 70 "Przychody zarządu nieruchomością wspólną". Opłaty te są co roku uchwalane przez właścicieli lokali tworzących wspólnotę. Ich wysokość powinna uwzględniać rzeczywiste koszty poniesione w poprzednim roku kalendarzowym, powiększone o przewidywany wzrost w roku, na który są ustalane. Ewidencja tych zaliczek oraz innych przychodów może przebiegać zapisami:

Należna kwota opłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną:

- Wn konto 20 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konto właściciela lokalu),

- Ma konto 70 "Przychody zarządu nieruchomością wspólną".

WB - wpłata zaliczek:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konto właściciela lokalu).

WB - wpływ innych przychodów:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 75-0 "Przychody finansowe", konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Ustalenie wyniku finansowego

Na koniec roku kalendarzowego przychody oraz koszty należy przeksięgować na konto 86 "Wynik finansowy".

Na dzień bilansowy na konto 86 przeksięgować trzeba także podatek dochodowy od osób prawnych ujęty na koncie 87 - jeżeli wspólnota mieszkaniowa osiągnęła dochody z innych źródeł niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (ma to miejsce w następnym roku kalendarzowym) wynik finansowy ustalony na koncie 86 można przeksięgować na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" zapisem:

a) nadwyżka przychodów nad kosztami

- Wn konto 86 "Wynik finansowy",

- Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

b) nadwyżka kosztów nad przychodami

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma konto 86 "Wynik finansowy".

Jeżeli nadwyżka przychodów nad kosztami zostanie przeznaczona na utrzymanie nieruchomości wspólnej, wówczas, na podstawie pisemnej uchwały podjętej w tej sprawie przez członków wspólnoty dokonuje się zapisu:

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma konto 70 "Przychody zarządu nieruchomością wspólną".

Nadwyżka ta może zostać przeznaczona do zwrotu poszczególnym członkom wspólnoty. Na podstawie pisemnej uchwały podjętej przez wspólnotę dokonuje się w takim przypadku następujących zapisów:

a) kwota nadpłaty

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konto właściciela lokalu),

b) przelew środków

- Wn konto 20 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konto właściciela lokalu),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Jeżeli wystąpiłaby nadwyżka kosztów nad przychodami, wówczas zalicza się ją na zwiększenie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zapisem:

- Wn konto 50 "Koszty zarządu nieruchomością wspólną" (w analityce: Pozostałe koszty),

- Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego".

Pismo Ministerstwa Finansów z dnia 27 kwietnia 2015 r.

"(...) zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy (...) o własności lokali wspólnoty mieszkaniowe mają obowiązek prowadzić określoną przez siebie ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Z uwagi na fakt, że ewidencja ta ma charakter ewidencji pozaksięgowej - z punktu widzenia prawa bilansowego - nie mają tu zastosowania zarówno przepisy ustawy (...) o rachunkowości, jak i rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy.

Niemniej jednak biorąc pod uwagę, że ustawa o rachunkowości nie zabrania prowadzenia ksiąg rachunkowych, a ustawa o własności lokali nie zawiera zakazu prowadzenia ewidencji księgowej, to w przypadku podjęcia decyzji o prowadzeniu przez wspólnotę mieszkaniową ksiąg rachunkowych i sporządzaniu sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, wspólnota ta może zastosować uproszczenia przewidziane w tej ustawie dla jednostek mikro. Jednocześnie Ministerstwo Finansów informuje, że zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy (...) o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. W świetle art. 17 ust. 1 pkt 44 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wolne od podatku są dochody spółdzielni mieszkaniowych, wspólnot mieszkaniowych, towarzystw budownictwa społecznego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych prowadzących działalność w zakresie gospodarki mieszkaniowej uzyskane z gospodarki zasobami mieszkaniowymi - w części przeznaczonej na cele związane z utrzymaniem tych zasobów, z wyłączeniem dochodów uzyskanych z innej działalności gospodarczej niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi.

W związku z powyższym wspólnoty mieszkaniowe powinny prowadzić ewidencję podatkową w taki sposób, aby mogły wyodrębnić dochody z działalności zwolnionej oraz dochody z innej działalności gospodarczej niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi".

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)